Software para programar clases grupales recurrentes sin solapamientos

En resumen: La fiabilidad de una serie de clases recurrentes depende de las comprobaciones que hagas antes de publicarla. Crea cada clase una sola vez y fija una fecha de finalización que coincida con el final del periodo de clases. Revisa toda la serie por profesor o monitor y sala, y crea una serie nueva en lugar de alargar una antigua. Después, repite la revisión en cada periodo de clases.

• Ausencias del equipo docente. Un profesor o monitor se toma unos días libres, pero sus clases siguen programadas como si estuviera disponible.
• Cambios de sala. Se cede una sala a otro grupo durante un periodo de clases y nadie revisa las clases que estaban programadas allí.
• Cambios en los periodos de clases. Las clases de otoño duran una semana más de lo previsto o las de primavera empiezan antes de que termine la serie anterior.
• Festivos. La clase cae en festivo y la serie sigue como si nada.

• Profesores y monitores. Quién imparte cada clase y qué días tiene disponibilidad real.
• Salas. Qué espacios tienes y qué clases solo pueden impartirse en una sala concreta.
• Aforo. El número real de personas que caben en cada sala, no el que esperas que quepa.
• Tiempo entre clases. Cuántos minutos necesitas entre dos clases en la misma sala.

• Nombre del evento. Asegúrate de que los clientes entiendan de qué se trata e incluye la sala si tienes más de una.
• Servicio y personal. Asigna el servicio y el profesor o monitor que impartirá la clase.
• Hora y duración. La duración se completa automáticamente a partir del servicio, pero puedes ajustarla.
• Aforo y precio. Se completan automáticamente según los ajustes del servicio, así que cámbialos una sola vez en el servicio y no en cada evento.
• Color. Asigna un color a cada tipo de clase para reconocerlo de un vistazo en el horario semanal.

1. Abre los ajustes de repetición. En los detalles del evento, elige cada cuánto debe repetirse la clase, tal como se explica en la guía del centro de ayuda.
2. Elige la frecuencia. En «Repetir cada», indica el intervalo, por ejemplo, cada semana o cada dos semanas.
3. Selecciona el día. En «Repetir los», elige el día de la semana en que se imparte la clase.
4. Fija la fecha de finalización. En «Finaliza», indica que la serie termine después de un número determinado de clases o en una fecha concreta.
5. Guarda y revisa. Abre el calendario y comprueba la primera y la última clase de la serie.

• Usa un número fijo de clases para los cursos con una duración determinada. Para un curso de iniciación de seis semanas, configura la serie para que termine tras seis clases, en lugar de fijar una fecha de finalización.
• Crea una serie para cada horario. Si una clase se imparte los lunes y los jueves a horas distintas, configura dos series, no una.
• Planifica las repeticiones diarias. La frecuencia mínima de repetición es de un día, así que si una clase se imparte varias veces al día, tendrás que crear eventos distintos.

• Revisa el horario de cada instructor. Filtra el calendario por empleado y sigue el horario de una persona durante toda la semana. Nadie debería aparecer en dos clases a la misma hora.
• Revisa cada sala. Consulta el horario de una sala durante todo el día y fíjate en el nombre de la sala en los títulos de los eventos. Las clases no deberían solaparse y, si son consecutivas, debe haber tiempo suficiente para preparar la sala.
• Comprueba las semanas clave. Desplázate hasta los festivos, las vacaciones escolares y la semana en que termina el periodo de clases.
• Comprueba el aforo. Confirma que el número máximo de participantes se ajusta al espacio real donde se imparte la clase.
• Comprueba la última clase. Abre la última clase de la serie, no solo la primera. Es ahí donde suelen aparecer los errores que han quedado sin corregir.

• Decide a qué clases se aplica el cambio. ¿El cambio afecta a una sola clase o a todas las clases de la serie a partir de ahora?
• Vuelve a revisar el calendario después. Cambiar de instructor o de sala puede generar un nuevo solapamiento.
• Avisa pronto a los clientes. Si se cancela o cambia una clase, los clientes inscritos deben saberlo antes de salir de casa.

• Repeticiones con fecha de finalización. Puedes configurar una serie para que termine después de un número de clases o en una fecha concreta.
• Un instructor asignado a cada clase. Cada evento tiene un instructor identificado para que puedas ver de un vistazo quién imparte cada clase.
• Plazas por clase y por cliente. Puedes establecer cuántas personas caben en una clase y cuántas plazas puede reservar cada cliente.
• Eventos privados. Las clases para grupos cerrados, como las de un curso infantil, pueden reservarse mediante un enlace directo.
• Acceso desde el móvil. Puedes crear y modificar clases desde el teléfono, aunque no estés en recepción.
• Pago online. Los clientes pueden pagar al reservar y así sabes quién ha pagado.