Tekrarlayan grup derslerini planlama yazılımıyla çakışma olmadan planlayın
30 Eki 202611 dk okuma
)
Derslerinizi bir kez planlayıp her hafta otomatik tekrarlanacak şekilde ayarlayarak saatler kazanabilirsiniz. Ancak zamanla bir oda başka bir gruba tahsis edilebilir, bir eğitmen izin alabilir ya da yeni bir dönem başlayabilir. Eylülde hazırladığınız programda kasıma gelindiğinde çakışmalar oluşabilir. İki grup aynı kapının önünde karşılaşana kadar da kimse durumu fark etmeyebilir.
Bu rehberde ders planlama yazılımıyla tekrarlayan dersler oluşturmayı, rezervasyonlar başlamadan tüm programı kontrol etmeyi ve sonradan çakışma yaratmadan değişiklik yapmayı adım adım anlatıyoruz. Bu rehber, fitness, dans ve sanat dersleri ya da çocuklara yönelik grup dersleri sunan stüdyolar için hazırlandı.
Kısaca: Tekrarlayan bir ders serisinin güvenilirliği, seri rezervasyona açılmadan önce yaptığınız kontrollere bağlıdır. Her dersi bir kez oluşturun ve döneminizin bitiş tarihine uygun bir son tarih belirleyin. Tüm seriyi eğitmen ve oda bazında gözden geçirin; eski bir seriyi uzatmak yerine yeni bir seri oluşturun. Bu kontrolleri her dönem tekrarlayın.
Tekrarlayan derslerde çakışmalar neden fark edilmeden oluşur?
Düzenli dersler önemlidir; çünkü rutin, müşterilerin aktif kalmasına yardımcı olur. DSÖ, yetişkinlerin haftada en az 150 dakika orta yoğunlukta fiziksel aktivite yapmasını öneriyor. Buna rağmen yetişkinlerin %31’i yeterince hareket etmiyor. Bir çakışma nedeniyle ders saatinin değiştirilmesi ya da dersin iptal edilmesi, o derse kayıtlı herkesin düzenini bozar.
Tekrarlayan bir seri oluşturmak on dakika sürer, ancak on hafta boyunca sorunsuz devam edeceği varsayılır. Sorun, bu varsayıma güvenip sonraki haftaları kontrol etmemektir. İlk haftayı kontrol eder, geri kalanının da yolunda olduğunu düşünürsünüz. Çakışma dokuzuncu haftada ortaya çıkar; eğitmenin tatili, iki ay önce oluşturduğunuz bir dersle aynı zamana denk gelir.
Tekrarlayan ders serilerindeki çakışmaları fark etmek, tek seferlik rezervasyonlardakilerden daha zordur; çünkü seriyi oluştururken çakışma görünmez.
Çakışmaların nedenleri
- Eğitmenin izinli olması. Bir eğitmen izin alır, ancak izinli olduğu günlerdeki dersler hâlâ ona atanmış görünür.
- Oda değişiklikleri. Bir salon dönem boyunca başka bir gruba tahsis edilir, ancak orada yapılan dersler yeniden gözden geçirilmez.
- Dönem geçişleri. Sonbahar dersleri planlanandan bir hafta uzun sürer ya da bahar dersleri önceki seri bitmeden başlar.
- Tatil haftaları. Resmî tatil ders gününe denk gelir, ancak seri hiçbir şey olmamış gibi devam eder.
Çakışmaların genel nedenlerini öğrenmek için çifte rezervasyonlar neden yaşanır yazımıza göz atın. Bu rehber, derslere özgü bir konuyu ele alıyor: haftalarca tekrarlanan ve bir bütün olarak kontrol edilmesi gereken bir seri.
Dersleri takvime eklemeden önce haftalık planınızı çıkarın
Küçük bir dans stüdyosunda pazartesi akşamını düşünün. İki eğitmen, bir büyük salon, bir küçük oda ve yetişkin dersi başlarken biten bir çocuk dersi var. Kâğıt üzerinde her şey yolunda görünür. Ancak takvimde on dakikalık bir gecikme hesaba katıldığında durum değişir.
Haftalık programınızı yazın
Tek bir ders bile oluşturmadan önce haftalık programınızı yazın. Kâğıda basit bir tablo çizmeniz yeterli; haftalık planı çıkarmak yaklaşık on beş dakika sürer. Önce şu dört noktayı not edin:
- Eğitmenler. Kim hangi dersi veriyor ve hangi günler gerçekten müsait?
- Odalar. Hangi alanlara sahipsiniz ve hangi dersler yalnızca belirli odalarda yapılabilir?
- Kapasite. Her odanın alabileceği gerçek kişi sayısı; olmasını umduğunuz sayı değil.
- Dersler arasındaki geçiş süresi. Aynı odada iki ders arasında kaç dakikaya ihtiyacınız var?
İpucu: İsimlendirme ve renkleri baştan belirleyin. Belirlediğiniz bir renkle gösterilen “Mat Pilates, A Stüdyosu” dersini takvimde ayırt etmek, varsayılan renkle gösterilen “Pilates” dersini ayırt etmekten çok daha kolaydır. Odayı görmek için herhangi bir ayrıntıyı açmanız gerekmez.
)
1. adım: Her dersi bir kez oluşturun, ayarlarını baştan doğru yapın
Önce dersi tek bir grup etkinliği olarak oluşturun. Reservio’nun planlama takviminde bir tarih ve saat seçip grup etkinliği bilgilerini doldurabilirsiniz. İlk etkinliği doğru oluşturun, çünkü sonraki tüm tekrarlar bu ayarları kullanır.
Doldurmanız gereken alanlar
- Etkinlik adı. Müşterilerin ne olduğunu anlayacağı kadar açık yazın; birden fazla odanız varsa oda adını da ekleyin.
- Hizmet ve personel. Hizmeti ve bu dersi verecek eğitmeni atayın.
- Saat ve süre. Süre, hizmet ayarlarından gelir; isterseniz değiştirebilirsiniz.
- Kapasite ve fiyat. Her ikisi de hizmet ayarlarından otomatik olarak doldurulur. Bu nedenle değişikliği bir kez, her etkinlikte değil hizmet ayarlarında yapın.
- Renk. Haftalık programı bir bakışta anlayabilmek için her ders türüne ayrı bir renk belirleyin.
Kapasiteyi bir kez daha kontrol edin. On iki mat alabilen bir salonda, hizmet ayarlarında öyle yazıyor diye kapasiteyi on beş kişi olarak belirlemeyin. Limitler hakkında daha fazla bilgi için ders kapasitesinin nasıl ayarlandığını açıklayan rehberi ve Pilates stüdyolarında ders planlama kuralları yazısını inceleyin.
Ski surf sport’tan Karolína Loukotová deneyimini şöyle anlatıyor: “Neredeyse her etkinlik farklı bir eğitmen tarafından yönetildiği için Reservio düzenimizi korumamıza gerçekten yardımcı oluyor. Herkes etkinliğinin saatini ve yerini, ayrıca katılımcı sayısını kolayca görebiliyor.”
Gruba özel dersler ve çocuklara yönelik dönemlik programlar
Gruba özel dersler ya da çocuklara yönelik dönemlik programlar mı düzenliyorsunuz? Etkinliği özel olarak işaretleyin. Yalnızca doğrudan rezervasyon bağlantınıza sahip müşteriler bu etkinlik için rezervasyon yapabilir. Böylece dönem boyunca devam eden gruplara yalnızca kayıtlı aileler katılır. Bağlantıyı sadece bu ailelerle paylaşın ve kapasiteyi grup büyüklüğüne göre ayarlayın; böylece derse, odanın alabileceğinden fazla çocuk kaydolmaz.
2. adım: Tekrar düzenini belirleyin ve bitiş tarihi ekleyin
İlk dersin ayarları doğru olduğunda, her tarihi tek tek oluşturmak yerine tekrarlanmasını ayarlayın. Tekrarlayan dersleri planlamanın mantığı budur: tekrar düzenini bir kez oluşturursunuz ve tarihler takvimde görünür. Aynı işlemi mobil uygulamada da yapabilirsiniz.
Beş adımda kurulum
- Tekrar ayarını açın. Etkinlik ayrıntılarından dersin ne sıklıkla tekrarlanacağını seçin. Ayrıntılar için Yardım Merkezi rehberine bakın.
- Tekrar sıklığını seçin. “Tekrar aralığı” alanında sıklığı örneğin haftada bir veya iki haftada bir olarak belirleyin.
- Günü seçin. “Tekrar günü” alanında dersin haftanın hangi günü tekrarlanacağını belirleyin.
- Bitiş zamanını belirleyin. “Bitiş” bölümünde serinin belirli sayıda dersten sonra ya da belirlediğiniz bir tarihte sona ermesini sağlayın.
- Kaydedin ve kontrol edin. Takvimi açıp serinin ilk ve son dersine göz atın.
Seriye bitiş tarihi ekleyin
Seriye mutlaka bir bitiş tarihi ekleyin. Bitiş tarihini belirsiz bırakmayın; dönem sonuna göre belirleyin. Başlangıçta esas aldığınız koşullar değişse bile bitiş tarihi olmayan seri devam eder. Oda başka bir gruba tahsis edildiğinde kimse serinin hâlâ devam ettiğini hatırlamayabilir.
Bitiş tarihini gereğinden erken belirlemeyin; müşterilerin rutin oluşturmak için zamana ihtiyacı vardır. Alışkanlık oluşumuyla ilgili tanınmış bir araştırmada, yeni bir davranışın otomatik hâle gelmesi ortalama yaklaşık 66 gün sürmüş; kişilere göre bu süre 18 ila 254 gün arasında değişmiştir. Katılımcılar her gün bir davranışı tekrarlamıştır. Haftada bir yapılan derslerde bu düzenin alışkanlığa dönüşmesi daha uzun sürer; bu nedenle tam bir dönem makul bir süredir.
Bu üç kural, tüm dönem boyunca ders serilerini yönetmeyi kolaylaştırır:
- Süresi belli kurslarda ders sayısını belirleyin. Altı haftalık bir başlangıç kursunda seriyi altıncı dersin ardından bitecek şekilde ayarlayın.
- Her tekrar düzeni için ayrı bir seri oluşturun. Ders farklı saatlerde pazartesi ve perşembe günleri yapılıyorsa, tek bir seri yerine iki seri oluşturun.
- Günlük tekrarları planlayın. En kısa tekrar aralığı bir gündür; bu nedenle günde birkaç kez yapılan dersler için ayrı etkinlikler oluşturun.
Ders serisinin bitiş tarihine ek olarak, müşterilerin ne kadar ileri tarih için rezervasyon yapabileceğini de sınırlayabilirsiniz; böylece takvim, planladığınız dönemle uyumlu kalır.
)
Ders programınızı bir kez oluşturun
Takviminizi ayarlayın
3. adım: Müşteriler görmeden önce tüm seriyi denetleyin
Stüdyoların çoğu bu adımı atlar; oysa fark edilmeden oluşan çakışmalar tam da burada ortaya çıkar. Seriyi online rezervasyona açmadan önce, programı kendiniz hazırlamış olsanız bile ders planlama yazılımındaki tüm dersleri baştan sona yeniden kontrol edin. Reservio'da tüm dersler ortak bir takvimde yer alır; bu nedenle dikkatli bir inceleme yeterlidir.
Beş kontrol
- Her eğitmenin haftalık derslerini inceleyin. Takvimi çalışanlara göre filtreleyin ve her eğitmenin hafta boyunca hangi derslere atandığını kontrol edin. Hiç kimse aynı saatte iki derste görünmemeli.
- Her odanın ders programını kontrol edin. Etkinlik adlarındaki oda adlarından yararlanarak her odanın gün içindeki ders programını inceleyin. Dersler çakışmamalı; arka arkaya derslerde geçiş süresini hesaba katmalısınız.
- Tatil ve dönem geçişi haftalarını kontrol edin. Resmî tatillere, okul tatillerine ve dönemin bittiği haftaya göz atın.
- Kapasiteyi kontrol edin. Dersin kapasitesinin, dersin yapılacağı mekâna uygun olduğundan emin olun.
- Son dersi kontrol edin. Yalnızca ilk dersi değil, serideki son dersi de açın. Gözden kaçan hatalar en çok burada ortaya çıkar.
Birden fazla eğitmen varsa, tüm eğitmenlerin programını aynı takvimde görmek işleri kolaylaştırır. Ekibiniz için ortak takvim seçme rehberimizde bunun nasıl yapılacağını açıklıyoruz. Ekip yönetimi özelliği de tüm programları tek yerde toplar.
İpucu: Online rezervasyonu açmadan önce denetimi tamamlayın. Müşteriler kaydolduktan sonra yapılacak her değişiklik için birilerine mesaj göndermeniz gerekir.
)
Tüm eğitmenleri bilgilendirin
Ekibinizi yönetin
4. adım: Seriyi bozmadan tek bir dersi değiştirin
Dönem içinde planlar değişebilir. Bir eğitmen hastalanabilir, bir salon bir günlüğüne kapanabilir ya da ilgi gören bir kursun iki hafta daha sürmesi gerekebilir. Önemli olan değişikliği nasıl yaptığınızdır; dikkatsizce yapılan bir düzenleme, dersleri rezervasyona açmadan önce kontrol edip giderdiğiniz çakışmaları yeniden ortaya çıkarabilir.
Bir seriyi uzatma
En sık yapılan değişikliklerden biri seriyi uzatmaktır. Uzatmak için, ek süreyi kapsayan yeni bir etkinlik oluşturun ve tekrar düzenini bu etkinlikte ayarlayın. Başlangıç ve bitiş tarihlerini, ayrıca eğitmeni kontrol edin. Süresi dolmuş bir seriyi yeniden düzenlemeye çalışmayın; bu, bazı derslerin oluşmamasına ya da aynı dersin takvimde iki kez görünmesine yol açabilir. Örneğin dönem planlanandan iki hafta uzun sürecekse, bu iki hafta için yeni bir seri ekleyin. Yeni serinin eski serinin bittiği noktadan devam etmesi için başlangıç tarihini kontrol edin.
Diğer değişiklikler
- Önce değişikliğin kapsamını belirleyin. Değişiklik tek bir ders için mi, yoksa seride bundan sonra yapılacak tüm dersler için mi geçerli?
- Ardından takvimi yeniden kontrol edin. Eğitmen ya da oda değişikliği yeni bir çakışmaya yol açabilir.
- Müşterilere erkenden haber verin. İptal edilen ya da tarihi, saati veya yeri değişen bir dersin bilgisi, kayıtlı müşterilere evden çıkmadan önce ulaşmalıdır.
Açık iletişim işin büyük bölümünü kolaylaştırır. Sağlık hizmetleri alanındaki bir Cochrane incelemesi, kısa mesajla yapılan hatırlatmaların, hiç hatırlatma yapılmamasına kıyasla randevulara katılımı artırabileceğine işaret ediyor. Stüdyolar da aynı yöntemden yararlanabilir. Otomatik hatırlatmalar müşterilerinizi bilgilendirir; rezervasyon yapıp derse gelmeyenlerin sayısını azaltma önerileri yazımız ise müşterilerle iletişim konusunda yol gösterir.
Ders planlama yazılımında nelere dikkat etmeli?
Tekrarlayan bir programdaki her manuel adım, çakışmaların gözden kaçabileceği bir noktadır. İyi bir ders planlama yazılımı işinizi karmaşıklaştırmak yerine elle yaptığınız işlemleri azaltmalıdır.
Karşılaştırmanız gereken altı özellik
- Bitiş tarihi olan tekrar ayarı. Tekrarı belirli sayıda dersin ardından ya da belirlediğiniz bir tarihte bitecek şekilde ayarlayabilmelisiniz.
- Her derse atanmış bir eğitmen. Her etkinlikte eğitmenin adı yer almalı; böylece kimin hangi dersi verdiğini bir bakışta görebilmelisiniz.
- Ders kapasitesi ve müşteri başına rezervasyon sınırı. Derse kaç kişinin katılabileceğini ve bir müşterinin kaç kişilik yer ayırtabileceğini belirleyebilmelisiniz.
- Özel etkinlikler. Çocuklara yönelik bir kurs gibi belirli bir gruba özel dersler için doğrudan bağlantı üzerinden rezervasyon alınabilmeli.
- Mobil erişim. Resepsiyonda olmadığınız zamanlarda da telefonunuzdan ders oluşturup değiştirebilmelisiniz.
- Online ödeme. Müşteriler rezervasyon sırasında online ödeme yapabilmeli; böylece kimin ödeme yaptığını görebilmelisiniz.
Projekt do sebe yoga stüdyosundan Michaela Vejrostová deneyimini şöyle anlatıyor: “Reservio'yu kullanmaya başladığımızdan beri derslerimize tam olarak kaç müşterinin kaydolduğunu ve kaçının online ödeme yaptığını her zaman biliyoruz. Herkesin zamandan tasarruf etmesini sağlıyor ve işletmemi büyütmeye odaklanmama imkân veriyor.”
Bir kez ayarlayın, her dönem yeniden gözden geçirin
Düzenli tekrarlanan dersler için güvenilir bir program oluşturmak dört alışkanlığa dayanır. Her dersi doğru varsayılan ayarlarla bir kez oluşturun, her seriye döneminizle uyumlu bir bitiş tarihi ekleyin, müşteriler görmeden önce tüm seriyi eğitmen ve oda bazında denetleyin ve eski bir seriyi yeniden düzenlemek yerine yeni bir seri oluşturun.
Bunlara beşinci bir alışkanlık ekleyin: her dönemin başında on beş dakikalık bir kontrol yapın. Önünüzdeki haftaları eğitmen izinleri ve oda değişiklikleri açısından inceleyin, derslere kayıtlar başlamadan sorunları giderin. Kayıtlar başlamadan önce bir çakışmayı birkaç tıklamayla çözebilirsiniz. Sonrasında ise telefon görüşmeleri, geri ödemeler ve güven kaybı söz konusu olabilir. Yoğun haftalarda bile atlanmaması için bu kontrolü takviminize tekrarlayan bir görev olarak ekleyin.
Dersler, eğitmenler ve rezervasyonlar tek bir yerde olduğunda bu kontrol daha kolay yapılır. Reservio'nun takvimi gibi bir ders planlama yazılımı, tüm dönemi tek yerde görmenizi sağlar; böylece kontrol etmek için bilgi aramanız gerekmez, yalnızca programa bakmanız yeterlidir.
Bu hafta yalnızca bir şey yapacaksanız, en yoğun gününüzü seçin ve o gün için her eğitmenin derslerini ayrı ayrı gözden geçirin. Böylece varsa bir çakışmayı müşterilerinizden önce fark edebilirsiniz.
)
Ders programınızı çakışma derdi olmadan yönetin
Reservio'yu ücretsiz deneyin
Sıkça sorulan sorular
Tekrarlayan dersleri nasıl ayarlarım?
Dersi grup etkinliği olarak oluşturun, ardından tekrar ayarlarını açın. Ne sıklıkla tekrarlanacağını, haftanın hangi günü yapılacağını ve ne zaman biteceğini seçin: belirli sayıda dersin ardından ya da belirlediğiniz bir tarihte. Aynı seçenekler mobil uygulamada da kullanılabilir. Son olarak, tarihlerin ve atanan eğitmenin doğru olduğundan emin olmak için takviminizde serinin ilk ve son dersini gözden geçirin.
Tekrarlayan dersleri hangi tarihe kadar planlamalıyım?
Dersleri süresiz olarak değil, mevcut döneminizin sonuna kadar planlayın. Ders serisi de dönemle birlikte sona ersin; böylece oda veya eğitmen değişikliğinden sonra eski dersler takvimde kalmaz. Belirli süreli kurslarda serinin bitişini ders sayısına göre ayarlayın. Örneğin, altı haftalık bir kurs için seriyi altı dersin ardından sona erecek şekilde ayarlayın. Sonraki dönemi yeni bir seri olarak planlayın.
Tekrarlayan ders serisini nasıl uzatırım?
Uzatılan dönem için yeni bir etkinlik oluşturun ve tekrar düzenini bu etkinlikte ayarlayın. Süresi dolmuş bir seriyi yeniden düzenlemek, bazı derslerin oluşmamasına ya da aynı dersin takvimde iki kez görünmesine yol açabilir. Bu nedenle yeni bir seri oluşturmak daha güvenlidir. Yeni serinin, eski serinin bittiği noktadan doğru eğitmen ve kapasiteyle başlaması için tarihleri dikkatlice kontrol edin.
Belirli bir çocuk grubuna özel dersler düzenleyebilir miyim?
Evet. Etkinliği özel olarak işaretleyin; böylece yalnızca doğrudan rezervasyon bağlantınıza sahip müşteriler rezervasyon yapabilir. Bu seçenek, yalnızca kayıtlı ailelerin katılması gereken dönemlik çocuk programları için uygundur. Bağlantıyı bu ailelerle paylaşın ve belirlediğiniz katılımcı sayısının salonun kapasitesini aşmadığından emin olun. Derse, alanın alabileceğinden fazla çocuk kaydolmamalıdır. Yalnızca kayıtlı aileler rezervasyon yapabildiğinden kapalı gruplarda kayıtları düzenli tutmak da kolaylaşır.
Bir eğitmenin aynı saatte iki derse atanmasını nasıl önlerim?
Seriyi rezervasyona açmadan önce takvimi çalışanlara göre filtreleyin ve bir eğitmenin haftalık ders programını inceleyin. Tatilleri ve serinin son dersini de kontrol edin. Bu kontrolü her eğitmen için yapın; izin veya oda değişikliklerinde de tekrarlayın. Yalnızca birkaç dakika süren bu kontrol, çakışmaları henüz kolayca düzeltilebilecekken fark etmenizi sağlar.
Makaleyi beğendiniz mi?
)
)
)