Un logiciel de planification pour des cours collectifs récurrents sans chevauchement

En bref : La fiabilité d’une série de cours récurrents dépend des vérifications effectuées avant sa mise en ligne. Créez chaque cours une seule fois et fixez une date de fin qui correspond à votre période de cours. Vérifiez toute la série par professeur et par salle, et créez une nouvelle série plutôt que de prolonger l’ancienne. Répétez cette vérification à chaque nouvelle période de cours.

• Absence d’un professeur. Un professeur pose des congés, mais reste programmé à deux endroits le même soir.
• Changement de salle. Une salle est prêtée à un autre groupe pour toute une période de cours, sans que personne ne vérifie les cours qui y étaient prévus.
• Décalage du calendrier des cours. Les cours d’automne durent une semaine de plus que prévu, ou les cours de printemps commencent avant la fin de la série précédente.
• Jours fériés. Un jour férié tombe un jour de cours, mais la série continue comme si de rien n’était.

• Les professeurs. Qui enseigne quoi et quels jours chaque professeur est réellement disponible.
• Les salles. Quels espaces vous avez et quels cours ne peuvent avoir lieu que dans une salle précise.
• La capacité. Le nombre réel de personnes que chaque salle peut accueillir, et non le nombre que vous espérez recevoir.
• Le temps de transition. Le nombre de minutes nécessaires entre deux cours dans la même salle.

• Nom de l’événement. Choisissez un nom suffisamment explicite pour que les clients comprennent de quoi il s’agit et indiquez la salle si vous en avez plusieurs.
• Service et personnel. Sélectionnez le service correspondant au cours et le professeur qui l’encadre.
• Heure et durée. La durée est définie par défaut selon le service, mais vous pouvez la modifier.
• Capacité et prix. Ces deux éléments sont préremplis à partir des paramètres du service. Modifiez-les une seule fois dans les paramètres du service plutôt que cours par cours.
• Couleur. Utilisez une couleur par type de cours pour repérer le programme de la semaine en un coup d’œil.

1. Ouvrez les paramètres de récurrence. Dans les détails de l’événement, choisissez la fréquence de répétition du cours comme l’indique le guide du centre d’aide.
2. Choisissez la fréquence. Sélectionnez « Répéter tous les » et indiquez l’intervalle, par exemple chaque semaine ou toutes les deux semaines.
3. Choisissez le jour. Sélectionnez le jour de la semaine où le cours a lieu dans « Répéter le ».
4. Définissez la fin. Dans « Se termine », indiquez que la série prend fin après un certain nombre de cours ou à une date précise.
5. Enregistrez et vérifiez les dates. Ouvrez le calendrier et consultez le premier et le dernier cours de la série.

• Pour les cycles de durée déterminée, fixez le nombre de séances. Un cycle pour débutants de six semaines se termine après six séances, quelles que soient les dates du calendrier.
• Créez une série distincte pour chaque créneau récurrent. Si un cours a lieu le lundi et le jeudi à des heures différentes, créez deux séries, et non une seule.
• Plusieurs séances par jour : créez des événements distincts. L’intervalle le plus court est d’un jour. Pour un cours qui a lieu plusieurs fois par jour, créez des événements distincts.

• Vérifiez le calendrier de chaque professeur. Filtrez le calendrier par employé et vérifiez tous les cours qui lui sont attribués dans la semaine. Personne ne doit apparaître dans deux cours au même moment.
• Vérifiez chaque salle. Consultez le programme d’une salle sur toute la journée en vous aidant du nom de la salle dans les titres des événements. Les cours ne doivent pas se chevaucher et les cours qui se suivent doivent être espacés du temps de transition nécessaire.
• Vérifiez les semaines particulières. Consultez les jours fériés, les vacances scolaires et la dernière semaine de votre période de cours.
• Vérifiez la capacité. Assurez-vous que la capacité du cours est adaptée à la salle où il a lieu.
• Vérifiez le dernier cours. Ouvrez le dernier cours de la série, et pas seulement le premier. C’est souvent là que l’on repère les erreurs restantes.

• Déterminez d’abord la portée du changement. La modification concerne-t-elle un seul cours ou tous les cours de la série à partir de maintenant ?
• Vérifiez à nouveau le calendrier ensuite. Un changement de professeur ou de salle peut créer un nouveau conflit.
• Prévenez les clients à l’avance. En cas d’annulation ou de déplacement d’un cours, les clients inscrits doivent être informés avant de partir de chez eux.

• Une récurrence avec une date de fin. Vous pouvez définir une répétition qui s’arrête après un nombre de cours donné ou à une date précise.
• Un professeur pour chaque cours. Chaque événement indique le nom du professeur, pour voir facilement qui enseigne quoi.
• La capacité d’accueil et la limite de places par client. Vous pouvez définir la capacité d’un cours et le nombre de places qu’un client peut réserver.
• Les événements privés. Pour les cours réservés à un groupe, notamment les cours pour enfants, les participants peuvent réserver à l’aide d’un lien direct.
• L’accès mobile. Vous pouvez créer et modifier des cours depuis votre téléphone, même si vous n’êtes pas à l’accueil.
• Le paiement en ligne. Les clients peuvent payer en ligne au moment de leur réservation : vous savez ainsi qui a payé.