Program do planowania cyklicznych zajęć grupowych bez kolizji terminów
30 paź 202611 min czytania
)
Automatyczne planowanie cyklicznych zajęć pozwala zaoszczędzić wiele godzin tygodniowo. Wystarczy jednak, że sala zostanie przydzielona komuś innemu, instruktor weźmie urlop albo rozpocznie się nowy semestr, a w harmonogramie przygotowanym we wrześniu już w listopadzie mogą pojawić się kolizje terminów. Zwykle nikt tego nie zauważa, dopóki dwie grupy nie staną przed tymi samymi drzwiami.
Poniżej pokazujemy, jak za pomocą oprogramowania do planowania zajęć skonfigurować cykliczne zajęcia, sprawdzić cały cykl, zanim zobaczą go klienci, a później bezpiecznie wprowadzać zmiany. Poradnik jest przeznaczony dla studiów prowadzących grupowe zajęcia fitness, taneczne, artystyczne oraz zajęcia dla dzieci.
W skrócie: Niezawodność cyklu zajęć zależy od tego, czy sprawdzisz go przed udostępnieniem. Utwórz pierwsze wydarzenie w każdym cyklu, ustaw jego powtarzanie i datę zakończenia zgodną z końcem semestru. Sprawdź cały cykl pod kątem prowadzących i sal, a zamiast przedłużać stary, utwórz nowy. Powtarzaj tę kontrolę na początku każdego semestru.
Dlaczego łatwo przeoczyć kolizje w grafiku cyklicznych zajęć?
Regularne zajęcia są ważne, bo pomagają klientom utrzymać aktywność. WHO zaleca dorosłym co najmniej 150 minut umiarkowanej aktywności fizycznej tygodniowo, a mimo to 31% dorosłych jest niewystarczająco aktywnych fizycznie. Przeniesienie lub odwołanie zajęć zaburza rutynę wszystkich zapisanych na nie osób.
Cykl tworzysz w dziesięć minut, a potem przez dziesięć tygodni zakładasz, że wszystko się zgadza. Właśnie to założenie jest problemem. Sprawdzasz pierwszy tydzień i zakładasz, że reszta jest w porządku. Konflikt wychodzi na jaw w dziewiątym tygodniu, gdy urlop instruktora nakłada się na zajęcia zaplanowane dwa miesiące wcześniej.
W przypadku cyklicznych zajęć łatwiej przeoczyć konflikty niż przy pojedynczych rezerwacjach, ponieważ nie widać ich w chwili tworzenia cyklu.
Skąd biorą się konflikty w harmonogramie
- Urlop instruktora. Instruktor bierze wolne, ale w grafiku nadal ma przypisane zajęcia kolidujące z jego nieobecnością.
- Zmiana sali. Sala zostaje udostępniona innej grupie na cały semestr, ale nikt nie sprawdza ponownie zajęć, które wcześniej się w niej odbywały.
- Zmiana terminów semestru. Zajęcia jesienne trwają tydzień dłużej, niż planowano, albo wiosenne zaczynają się, zanim zakończy się poprzedni cykl.
- Święta. Święto wypada w dniu zajęć, ale nikt nie usuwa tego terminu z cyklu.
Ogólne przyczyny nakładania się rezerwacji opisujemy w artykule dlaczego dochodzi do podwójnych rezerwacji. Ten poradnik skupia się na tym, co charakterystyczne dla zajęć: cyklu powtarzającym się przez wiele tygodni, który trzeba sprawdzić w całości.
Rozplanuj tydzień, zanim zaczniesz
Wyobraź sobie poniedziałkowy wieczór w małym studiu tańca. Dwóch instruktorów, jedna duża sala, jedna mniejsza i zajęcia dla dzieci kończące się tuż przed zajęciami dla dorosłych. Na papierze wszystko się zgadza. W praktyce wystarczy jednak dziesięć minut opóźnienia, by plan przestał działać.
Zapisz plan tygodnia
Zanim utworzysz pierwsze zajęcia, zapisz plan tygodnia. Wystarczy prosta tabela na papierze, a przygotowanie jej zajmie około piętnastu minut. Najpierw zanotuj cztery rzeczy:
- Instruktorzy. Kto prowadzi poszczególne zajęcia i w które dni jest dostępny.
- Sale. Jakie pomieszczenia masz do dyspozycji i które zajęcia mogą odbywać się tylko w konkretnej sali.
- Liczba miejsc w sali. Ile osób faktycznie zmieści się w każdej sali, a nie ile chciałbyś przyjąć.
- Czas na zmianę grupy. Ile minut potrzebujesz między zajęciami odbywającymi się w tej samej sali.
Wskazówka: Od razu ustal nazwy i kolory zajęć. „Pilates na matach, sala A” oznaczony jednym kolorem jest o wiele łatwiejszy do szybkiego odczytania niż samo „Pilates” w domyślnym kolorze. Nazwę sali widać bez otwierania szczegółów.
)
Krok 1: Dodaj pierwsze zajęcia i sprawdź ustawienia
Zacznij od utworzenia zajęć jako pojedynczego wydarzenia grupowego. W kalendarzu w systemie Reservio kliknij datę i godzinę, a następnie uzupełnij szczegóły wydarzenia grupowego. Dopracuj pierwsze wydarzenie, bo kolejne wydarzenia w cyklu przejmą te ustawienia.
Uzupełnij te pola
- Nazwa wydarzenia. Niech jasno informuje klientów, czego dotyczą zajęcia. Jeśli masz więcej niż jedną salę, dodaj jej nazwę.
- Usługa i personel. Wybierz usługę i przypisz instruktora prowadzącego zajęcia.
- Godzina i czas trwania. Czas trwania jest wstępnie ustawiony na podstawie usługi, ale możesz go zmienić.
- Limit uczestników i cena. Obie wartości są wstępnie uzupełniane na podstawie ustawień usługi, dlatego zmień je raz w ustawieniach usługi, zamiast robić to osobno dla każdego wydarzenia.
- Kolor. Oznaczaj każdy rodzaj zajęć innym kolorem, aby łatwo orientować się w tygodniowym grafiku.
Warto dokładnie sprawdzić limit uczestników. Jeśli w sali zmieści się dwanaście mat, nie ustawiaj piętnastu miejsc tylko dlatego, że taki limit widnieje w usłudze. Więcej informacji znajdziesz w artykułach jak działa limit uczestników zajęć oraz zasady planowania zajęć w studiu pilatesu.
Karolína Loukotová ze Ski surf sport opowiada: „Ponieważ prawie każdy rodzaj zajęć prowadzi inny instruktor, Reservio bardzo pomaga nam utrzymać porządek. Każdy może łatwo sprawdzić godzinę i miejsce swoich zajęć, a także liczbę uczestników”.
Grupy zamknięte i zajęcia dla dzieci
Prowadzisz zajęcia dla dzieci albo kurs zamknięty? Oznacz wydarzenie jako prywatne. Rezerwacji może dokonać każdy, kto ma bezpośredni link do rezerwacji, dlatego udostępniaj go wyłącznie rodzicom dzieci zapisanych na dany cykl. Ustaw limit uczestników zgodny z wielkością grupy, aby na zajęcia nie zapisało się więcej dzieci, niż pomieści sala.
Krok 2: Ustaw powtarzanie i datę zakończenia
Gdy pierwsze zajęcia są gotowe, ustaw ich cykliczne powtarzanie, zamiast ręcznie tworzyć każde kolejne wydarzenie. Wystarczy raz ustawić powtarzanie, a kolejne terminy pojawią się w kalendarzu. Możesz zrobić to samo w aplikacji mobilnej.
Konfiguracja w pięciu krokach
- Otwórz ustawienia powtarzania. W szczegółach wydarzenia wybierz częstotliwość powtarzania zajęć zgodnie z instrukcją w centrum pomocy.
- Wybierz częstotliwość. Użyj opcji „Powtarzaj co”, aby ustawić powtarzanie na przykład co tydzień lub co dwa tygodnie.
- Wybierz dzień. Użyj opcji „Powtarzaj w”, aby wskazać dzień tygodnia, w którym odbywają się zajęcia.
- Ustaw zakończenie. W sekcji „Zakończenie” określ, po ilu zajęciach lub w jakim dniu cykl ma się zakończyć.
- Zapisz i sprawdź harmonogram. Otwórz kalendarz i sprawdź pierwsze oraz ostatnie zajęcia w cyklu.
Ustaw datę zakończenia cyklu
Zawsze określaj datę zakończenia cyklu. Dopasuj zakończenie do końca semestru, zamiast pozostawiać cykl bezterminowy. Z czasem może zmienić się dostępność sal i instruktorów, a stare zajęcia nadal będą widoczne w kalendarzu. Po zmianie sali łatwo o nich zapomnieć.
Nie ustawiaj jednak zakończenia zbyt wcześnie, bo klienci potrzebują czasu, by wyrobić sobie nawyk. W dobrze znanym badaniu nad kształtowaniem nawyków nowe zachowanie stawało się automatyczne średnio po około 66 dniach, przy czym u poszczególnych osób trwało to od 18 do 254 dni. Uczestnicy codziennie powtarzali dane zachowanie, więc w przypadku cotygodniowych zajęć wyrobienie nawyku trwa dłużej. Dlatego cały semestr to rozsądny czas trwania cyklu.
Te trzy zasady ułatwiają zarządzanie cyklem przez cały semestr:
- Dla kursów o ustalonej długości wybierz zakończenie po określonej liczbie zajęć. Sześciotygodniowy kurs dla początkujących zakończy się po sześciu spotkaniach, niezależnie od układu kalendarza.
- Utwórz osobny cykl dla każdego schematu. Jeśli zajęcia odbywają się w poniedziałki i czwartki o różnych godzinach, skonfiguruj dwa cykle, a nie jeden.
- Dla zajęć odbywających się kilka razy dziennie utwórz osobne wydarzenia. Najkrótszy interwał powtarzania to jeden dzień, dlatego zajęcia odbywające się kilka razy dziennie wymagają osobnych wydarzeń.
Zasady rezerwacji pozwalają dodatkowo ograniczyć terminy, na które klienci mogą się zapisywać. Możesz też określić, z jak dużym wyprzedzeniem klienci mogą rezerwować zajęcia. Taki limit pomaga ograniczyć zapisy na odległe terminy, ale koniec semestru wyznacza data zakończenia cyklu.
)
Ułóż harmonogram cyklicznych zajęć
Skonfiguruj kalendarz
Krok 3: Sprawdź cały cykl, zanim zobaczą go klienci
To etap, który wiele studiów pomija, a właśnie wtedy można wychwycić ukryte konflikty. Zanim udostępnisz cykl do rezerwacji online, sprawdź cały harmonogram w programie do planowania zajęć, jakbyś weryfikował go po kimś innym, a nie sam go układał. W systemie Reservio wszystkie zajęcia są widoczne we wspólnym kalendarzu, więc wystarczy uważnie go przejrzeć.
Pięć rzeczy do sprawdzenia
- Sprawdź grafik każdego instruktora. Przefiltruj kalendarz według pracownika i prześledź jego zajęcia w ciągu tygodnia. Nikt nie powinien figurować na dwóch zajęciach o tej samej porze.
- Sprawdź każdą salę. Przejrzyj dzienny plan każdej sali, kierując się jej nazwą w tytułach wydarzeń. Zajęcia nie powinny się pokrywać, a między zajęciami następującymi bezpośrednio po sobie trzeba zostawić czas na zmianę grupy.
- Sprawdź święta, przerwy i koniec semestru. Przejrzyj dni ustawowo wolne, dni wolne od zajęć szkolnych oraz tydzień, w którym kończy się semestr.
- Sprawdź limit uczestników. Upewnij się, że limit odpowiada faktycznej wielkości sali.
- Sprawdź ostatnie zajęcia. Otwórz ostatnie wydarzenie w cyklu, nie tylko pierwsze. Właśnie tam mogą ujawnić się przeoczone błędy.
Gdy masz kilku instruktorów, wspólny kalendarz ułatwia kontrolę. W artykule jak wybrać kalendarz dla zespołu wyjaśniamy, jak może on pomóc. Funkcje zarządzania zespołem pozwalają mieć wszystkie grafiki w jednym miejscu.
Wskazówka: Przeprowadź kontrolę, zanim włączysz rezerwacje online. Gdy klienci już się zapiszą, każda zmiana oznacza konieczność poinformowania kogoś.
)
Informuj wszystkich instruktorów
Zarządzaj zespołem
Krok 4: Zmień pojedyncze zajęcia, nie zaburzając całego cyklu
Plany mogą się zmienić w trakcie semestru. Instruktor zachoruje, sala będzie zamknięta przez jeden dzień albo popularny kurs trzeba będzie przedłużyć o dwa tygodnie. Ważne jest, jak wprowadzisz zmianę, bo nieostrożna edycja może spowodować konflikt, którego udało Ci się uniknąć przed rozpoczęciem zajęć.
Przedłużanie cyklu
Najczęściej trzeba przedłużyć cykl. Aby to zrobić, utwórz nowe wydarzenie na pierwszy dodatkowy termin i ustaw jego powtarzanie. Sprawdź datę rozpoczęcia, zakończenia oraz instruktora. Nie zmieniaj cyklu, który już się zakończył, bo w ten sposób możesz pominąć powtórzenia lub utworzyć je podwójnie. Jeśli semestr ma trwać o dwa tygodnie dłużej niż planowano, utwórz na te dwa tygodnie nowy cykl, który rozpocznie się po zakończeniu poprzedniego.
Inne zmiany
- Najpierw określ zakres zmiany. Dotyczy ona jednych zajęć czy wszystkich pozostałych w cyklu?
- Po zmianie ponownie sprawdź kalendarz. Zmiana instruktora lub sali może spowodować nowy konflikt.
- Poinformuj klientów z wyprzedzeniem. O odwołanych lub przeniesionych zajęciach zapisani klienci powinni dowiedzieć się, zanim wyjdą z domu.
Jasna komunikacja znacznie ułatwia sprawę. Przegląd Cochrane dotyczący opieki zdrowotnej wskazuje, że przypomnienia SMS zwiększają frekwencję w porównaniu z brakiem przypomnień. Studia mogą korzystać z tego samego rozwiązania. Automatyczne przypomnienia pomagają informować klientów, a wskazówki dotyczące ograniczania nieobecności uczestników na zajęciach znajdziesz w osobnym artykule.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania do planowania zajęć
Każda ręczna czynność przy tworzeniu cyklicznego harmonogramu to okazja, by przeoczyć konflikt. Dobre oprogramowanie do planowania zajęć powinno ograniczać liczbę czynności, a nie ją zwiększać.
Sześć rzeczy do porównania
- Powtarzanie z datą zakończenia. Możesz ustawić cykl, który zakończy się po określonej liczbie zajęć lub w wybranym dniu.
- Instruktor przypisany do każdych zajęć. Każde wydarzenie ma wskazanego prowadzącego, więc od razu widać, kto prowadzi dane zajęcia.
- Limit uczestników i limit miejsc na klienta. Możesz określić, ile osób może uczestniczyć w zajęciach i ile miejsc może zarezerwować jeden klient.
- Wydarzenia prywatne. Na zajęcia w zamkniętej grupie, takie jak kurs dla dzieci, można zapisać się za pomocą bezpośredniego linku.
- Dostęp z telefonu. Możesz tworzyć i edytować zajęcia bezpośrednio z telefonu, także z dala od recepcji.
- Płatności online. Klienci mogą płacić online podczas rezerwacji, dzięki czemu wiesz, kto już zapłacił.
Michaela Vejrostová ze studia jogi Projekt do sebe opowiada: „Odkąd zaczęliśmy korzystać z systemu Reservio, zawsze dokładnie wiemy, ilu klientów zapisuje się na nasze zajęcia i ilu z nich zapłaciło online. Oszczędza to czas wszystkim i pozwala mi skupić się na rozwijaniu biznesu”.
Ustaw harmonogram raz i sprawdzaj go na początku każdego semestru
Niezawodny harmonogram cyklicznych zajęć opiera się na czterech nawykach:
- Przygotuj pierwsze zajęcia i dopracuj ich ustawienia.
- Określ datę zakończenia każdego cyklu zgodną z końcem semestru.
- Sprawdź cały cykl pod kątem dostępności instruktorów i sal, zanim zobaczą go klienci.
- Dodatkowe terminy zaplanuj jako nowy cykl, zamiast modyfikować poprzedni.
Dodaj do tego piąty nawyk: piętnastominutowy przegląd na początku każdego semestru. Sprawdź nadchodzące tygodnie pod kątem urlopów instruktorów i zmian sal, a problemy rozwiązuj, zanim klienci zaczną się zapisywać. Przed rozpoczęciem zapisów wystarczy kilka kliknięć, by rozwiązać kolizję terminów. Po rozpoczęciu zapisów taka kolizja oznacza telefony, zwroty pieniędzy i utratę zaufania. Dodaj przegląd do kalendarza jako cykliczne zadanie, aby odbywał się nawet w najbardziej intensywnych tygodniach.
Taki przegląd jest najłatwiejszy, gdy wszystko znajduje się w jednym miejscu: zajęcia, instruktorzy i rezerwacje. W kalendarzu Reservio wszystkie zajęcia z danego semestru są widoczne w jednym miejscu, więc wystarczy je sprawdzić, zamiast szukać informacji w różnych źródłach.
Jeśli w tym tygodniu zrobisz tylko jedną rzecz, wybierz dzień, w którym odbywa się najwięcej zajęć, i sprawdź kolejno grafik każdego instruktora. Dzięki temu ewentualną kolizję terminów wykryjesz, zanim zauważy ją klient.
)
Prowadź zajęcia bez obaw o grafik
Wypróbuj Reservio za darmo
Najczęściej zadawane pytania
Jak skonfigurować cykliczne zajęcia?
Utwórz zajęcia jako wydarzenie grupowe, a następnie otwórz ustawienia powtarzania. Wybierz częstotliwość powtarzania, dzień tygodnia oraz sposób zakończenia: po określonej liczbie zajęć lub w wybranym dniu. Te same opcje są dostępne w aplikacji mobilnej. Następnie otwórz w kalendarzu pierwsze i ostatnie zajęcia w cyklu, aby potwierdzić terminy i upewnić się, że przypisano właściwego instruktora.
Z jakim wyprzedzeniem planować cykliczne zajęcia?
Planuj zajęcia do końca bieżącego semestru, a nie bezterminowo. Cykl zakończy się wraz z semestrem, dzięki czemu stare zajęcia nie pozostaną w kalendarzu po zmianie sali lub instruktora. W przypadku kursu obejmującego sześć cotygodniowych spotkań ustaw zakończenie po sześciu zajęciach. Kolejny semestr zaplanuj jako nowy cykl.
Jak przedłużyć cykl zajęć?
Utwórz nowe wydarzenie w pierwszym dodatkowym terminie i ustaw jego powtarzanie. Zmiana cyklu, który już się zakończył, może sprawić, że niektóre powtórzenia nie zostaną utworzone albo wydarzenia będą się dublować. Bezpieczniej jest więc utworzyć nowy cykl. Dokładnie sprawdź daty, aby nowy cykl zaczynał się od razu po zakończeniu poprzedniego, z właściwym instruktorem i limitem uczestników.
Czy mogę prowadzić zajęcia dla dzieci w zamkniętej grupie?
Tak. Oznacz wydarzenie jako prywatne — będzie dostępne do rezerwacji przez bezpośredni link. To dobre rozwiązanie w przypadku semestralnych zajęć dla dzieci w zamkniętej grupie. Ponieważ rezerwacji może dokonać każdy, kto ma link, przekazuj go wyłącznie rodzicom dzieci zapisanych na dany cykl. Sprawdź też, czy limit uczestników odpowiada wielkości sali. Na zajęcia nie powinno zapisać się więcej dzieci, niż pomieści sala. Udostępnianie linku tylko rodzicom dzieci z danej grupy ułatwia kontrolę zapisów.
Jak uniknąć nakładania się zajęć jednego instruktora?
Zanim udostępnisz cykl do rezerwacji, przefiltruj kalendarz według pracownika i sprawdź zajęcia jednego instruktora w całym tygodniu. Uwzględnij dni wolne oraz ostatnie zajęcia w cyklu. Sprawdź tak każdego instruktora i powtórz kontrolę po każdej zmianie terminów urlopów lub przydziału sal. Zajmie to kilka minut i pozwoli wykryć nakładające się terminy, gdy łatwo je jeszcze poprawić.
Podoba ci się ten artykuł?
Polecane artykuły
)
)
)