Software pentru planificarea cursurilor de grup recurente fără suprapuneri

Pe scurt: Pentru a evita suprapunerile, verificați toate ședințele din serie înainte de a deschide înscrierile. Creați prima ședință a fiecărui curs și setați repetarea până la sfârșitul perioadei planificate a cursurilor. Verificați întreaga serie în funcție de instructor și sală și creați o serie nouă în loc să o prelungiți pe cea veche. Repetați această verificare la începutul fiecărei perioade de cursuri.

• Concediul instructorului. Un instructor își ia liber, dar în serie apare în continuare la două ședințe în același timp, în aceeași seară.
• Schimbarea sălii. O sală este pusă la dispoziția altui grup pentru o perioadă de cursuri, iar nimeni nu revizuiește cursurile care se țineau acolo.
• Modificarea perioadei cursurilor. Cursurile de toamnă durează cu o săptămână mai mult decât era planificat sau cele de primăvară încep înainte de încheierea seriei precedente.
• Săptămânile cu sărbători legale. O sărbătoare legală cade în ziua unei ședințe, dar seria continuă ca și cum nimic nu s-ar fi întâmplat.

• Instructorii. Cine predă fiecare curs și în ce zile este disponibil cu adevărat.
• Sălile. Ce spații aveți și ce cursuri se pot ține doar într-o anumită sală.
• Capacitatea. Numărul real de persoane pe care le poate găzdui fiecare sală, nu numărul pe care sperați să-l primiți.
• Timpul necesar între ședințe. De câte minute aveți nevoie între două ședințe ținute în aceeași sală.

• Denumirea evenimentului. Alegeți o denumire suficient de clară pentru ca participanții să înțeleagă despre ce este vorba și includeți sala dacă aveți mai multe.
• Serviciul și personalul. Selectați serviciul și instructorul care ține cursul.
• Ora și durata. Durata este preluată din setările serviciului, dar o puteți modifica.
• Capacitatea și prețul. Ambele sunt completate automat din setările serviciului, așa că modificați-le o singură dată în setările serviciului, nu pentru fiecare eveniment.
• Culoarea. Folosiți câte o culoare pentru fiecare tip de curs, ca să puteți vedea rapid cum arată săptămâna.

1. Deschideți setările de repetare. În detaliile evenimentului, alegeți cât de des se repetă ședința, așa cum se arată în ghidul din centrul de ajutor.
2. Alegeți frecvența. Selectați „Repetare la fiecare” și setați intervalul, de exemplu, în fiecare săptămână sau la două săptămâni.
3. Alegeți ziua. Selectați „Repetare în” și alegeți ziua săptămânii în care se ține ședința.
4. Setați încheierea seriei. În secțiunea „Se încheie”, opriți seria după un anumit număr de ședințe sau la o dată specifică.
5. Salvați și verificați. Deschideți calendarul și verificați prima și ultima ședință din serie.

• Stabiliți numărul de ședințe pentru cursurile cu durată fixă. Un curs pentru începători de șase săptămâni, cu o ședință pe săptămână, se încheie după șase ședințe, indiferent de calendar.
• Creați câte o serie pentru fiecare tipar de repetare. Dacă un curs se ține lunea și joia la ore diferite, configurați două serii, nu una singură.
• Planificați separat repetările zilnice. Cel mai scurt interval de repetare este de o zi, așa că, dacă un curs are mai multe ședințe în aceeași zi, creați evenimente separate pentru acestea.

• Verificați programul fiecărui instructor. Filtrați calendarul după angajat și urmăriți programul unei persoane pe parcursul săptămânii. Nimeni nu ar trebui să apară la două ședințe în același timp.
• Verificați programul fiecărei săli. Consultați programul unei săli pe parcursul zilei, folosind denumirea sălii în titlurile evenimentelor. Ședințele nu trebuie să se suprapună, iar între ședințele consecutive trebuie să păstrați numărul de minute stabilit pentru schimbarea grupelor.
• Verificați săptămânile cu excepții. Uitați-vă la sărbătorile legale, vacanțele școlare și săptămâna în care se încheie perioada planificată a cursurilor.
• Verificați capacitatea. Asigurați-vă că numărul maxim de participanți setat pentru ședință nu depășește capacitatea sălii.
• Verificați ultima ședință. Deschideți ultima ședință din serie, nu doar prima. Acolo apar adesea greșelile rămase neobservate.

• Stabiliți mai întâi ce anume trebuie modificat. Schimbarea se aplică unei singure ședințe sau tuturor ședințelor din serie de acum înainte?
• Verificați din nou calendarul după aceea. Schimbarea instructorului sau a sălii poate crea o nouă suprapunere.
• Anunțați clienții din timp. Clienții înscriși ar trebui să afle despre o ședință anulată sau mutată înainte să plece de acasă.

• Repetare cu dată de încheiere. Puteți seta repetarea să se încheie după un anumit număr de ședințe sau la o anumită dată.
• Instructor pentru fiecare ședință. Fiecare eveniment are un instructor desemnat, astfel încât puteți vedea dintr-o privire cine ține fiecare ședință.
• Capacitate și limită de locuri per client. Puteți seta câte persoane pot participa la o ședință și câte locuri poate rezerva un client.
• Evenimente private. La cursurile pentru grupuri închise, de exemplu cele pentru copii, participanții se pot înscrie printr-un link direct.
• Acces de pe mobil. Puteți crea și modifica ședințe de pe telefon, chiar și când nu sunteți la recepție.
• Plată online. Clienții pot plăti online când se înscriu, astfel încât să știți cine a plătit.