Planningssoftware voor terugkerende groepslessen zonder overlap

Kort samengevat: Een reeks terugkerende lessen is alleen betrouwbaar als je die controleert voordat ze van start gaat. Maak elke les één keer aan en geef de reeks een duidelijk einde dat bij je lesperiode past. Controleer de hele reeks per docent en ruimte, en maak een nieuwe reeks aan in plaats van een oude uit te breiden. Herhaal deze controle elke lesperiode.

• Een docent neemt vrij. Een docent plant verlof in, maar staat volgens het rooster die avond nog steeds op twee plekken tegelijk.
• Een andere groep in de ruimte. Een zaal wordt voor een lesperiode aan een andere groep toegewezen, maar niemand past de lessen aan die daar gepland stonden.
• Verschoven lesperiodes. De einddatum van de lesperiode in de herfst schuift een week op, of de begindatum van de lesperiode in het voorjaar valt vóór het einde van de vorige reeks.
• Feestdagen. Een officiële feestdag valt op een lesdag, maar de reeks loopt gewoon door.

• Docenten. Wie geeft welke les en op welke dagen zijn ze daadwerkelijk beschikbaar?
• Ruimtes. Welke ruimtes heb je en welke lessen kunnen alleen in een bepaalde ruimte plaatsvinden?
• Capaciteit. Hoeveel mensen er echt in elke ruimte passen, niet hoeveel je hoopt te kunnen ontvangen.
• Wisseltijd. Hoeveel minuten je tussen twee lessen in dezelfde ruimte nodig hebt.

• Naam van de activiteit. Maak de naam duidelijk genoeg zodat klanten begrijpen wat de les inhoudt. Vermeld ook de ruimte als je er meer dan één hebt.
• Dienst en medewerker. Wijs de dienst en de docent die de les geeft toe.
• Tijd en duur. De duur wordt vooraf ingevuld op basis van de dienst, maar je kunt die aanpassen.
• Capaciteit en prijs. Beide worden vooraf ingevuld op basis van de dienstinstellingen. Pas ze één keer aan bij de dienst, in plaats van voor elke activiteit afzonderlijk.
• Kleur. Gebruik één kleur per type les, zodat je het weekschema in één oogopslag kunt lezen.

1. Open de herhaalinstelling. Kies bij de activiteit hoe vaak de les terugkomt, zoals beschreven in de gids van het helpcentrum.
2. Kies het ritme. Stel bij ‘Herhalen elke’ het interval in, bijvoorbeeld elke week of elke twee weken.
3. Kies de dag. Selecteer bij ‘Herhalen op’ de weekdag waarop de les plaatsvindt.
4. Bepaal wanneer de reeks eindigt. Geef bij ‘Eindigt’ aan of de reeks na een bepaald aantal lessen of op een bepaalde datum stopt.
5. Sla op en controleer. Open de agenda en bekijk de eerste en de laatste les van de reeks.

• Stel een vast aantal lessen in voor cursussen met een vaste duur. Laat een beginnerscursus van zes weken na zes lessen eindigen, ongeacht de kalender.
• Maak voor elk patroon een aparte reeks aan. Vindt een les op maandag en donderdag op verschillende tijden plaats? Maak dan twee reeksen aan.
• Maak aparte activiteiten aan voor meerdere lessen per dag. Het kortste herhaalinterval is één dag.

• Controleer elke docent. Filter de agenda op medewerker en loop voor elke docent alle lessen van de week na. Niemand mag op hetzelfde moment bij twee lessen staan.
• Controleer elke ruimte. Controleer per ruimte alle lessen van die dag en gebruik daarbij de naam van de ruimte in de titels van je activiteiten. Lessen mogen elkaar niet overlappen en tussen aansluitende lessen moet voldoende wisseltijd zitten.
• Controleer vakanties, feestdagen en de laatste lesweek. Kijk naar officiële feestdagen, schoolvakanties en de laatste week van je lesperiode.
• Controleer de capaciteit. Controleer of de ingestelde lescapaciteit past bij de ruimte waarin de les plaatsvindt.
• Controleer de laatste les. Open de laatste les van de reeks, niet alleen de eerste. Fouten die zijn blijven staan, komen daar vaak aan het licht.

• Bepaal eerst wat je wilt wijzigen. Geldt de wijziging voor één les of voor alle lessen in de reeks vanaf nu?
• Controleer daarna opnieuw de agenda. Een andere docent of ruimte kan een nieuw conflict veroorzaken.
• Breng klanten op tijd op de hoogte. Informeer ingeschreven klanten over een geannuleerde of verplaatste les voordat ze van huis vertrekken.

• Herhalen met een duidelijk einde. Je kunt instellen dat een reeks na een bepaald aantal lessen of op een datum stopt.
• Een docent bij elke les. Bij elke activiteit staat de naam van de docent, zodat je meteen ziet wie welke les geeft.
• Capaciteit en limieten. Je kunt instellen hoeveel mensen aan een les kunnen deelnemen en hoeveel plekken één klant mag boeken.
• Privéactiviteiten. Deelnemers aan een besloten groep, bijvoorbeeld een kindercursus, kunnen via een rechtstreekse link boeken.
• Toegang via mobiel. Je kunt lessen aanmaken en wijzigen op je telefoon, ook als je niet bij de receptie bent.
• Online betalen. Klanten kunnen online betalen wanneer ze boeken, zodat je weet wie heeft betaald.