Planlæg tilbagevendende holdundervisning uden overlap med et planlægningssystem
30. okt. 202611 min læsning
)
Når du opretter faste hold med automatisk gentagelse, sparer du flere timers administration hver uge. Men så bliver et lokale reserveret til et andet hold, en instruktør holder fri, eller en ny sæson begynder, og pludselig passer planen, du lagde i september, ikke længere i november. Det opdager ingen, før to hold står uden for den samme dør.
Her får du hjælp til at oprette faste hold i et planlægningssystem, gennemgå hele serien af holdgange, før kunderne kan se den, og ændre planen senere. Guiden er til virksomheder, der tilbyder hold inden for fitness, dans, kunst og aktiviteter for børn.
Kort fortalt: En serie af holdgange fungerer kun, hvis du tjekker hele planen, før du åbner for booking. Opret hvert hold én gang, og sæt en slutdato, der passer til sæsonen. Gennemgå hele serien for hver instruktør og hvert lokale, og opret en ny serie i stedet for at forlænge en gammel. Gentag gennemgangen ved hver sæsonstart.
Hvorfor opstår der pludselig problemer med faste hold?
Regelmæssige hold er vigtige, fordi rutiner hjælper kunderne med at holde sig aktive. WHO anbefaler voksne mindst 150 minutters moderat fysisk aktivitet om ugen, men 31% af de voksne er ikke aktive nok. Hvis en holdgang flyttes eller aflyses på grund af en kalenderkonflikt, bliver rutinen brudt for alle, der er tilmeldt.
Det tager ti minutter at oprette en serie af holdgange, og så stoler man på, at den fungerer i ti uger. Det er netop problemet. Du tjekker den første uge og går ud fra, at resten også passer. Men konflikten viser sig i uge ni, når en instruktørs ferie falder sammen med en holdgang, du oprettede to måneder tidligere.
Konflikter er sværere at få øje på ved faste hold end ved enkeltstående bookinger, fordi konflikten ikke er synlig, når du opretter serien.
Hvor opstår konflikterne?
- Instruktøren holder fri. En underviser booker fri, men serien viser stadig vedkommende to steder samme aften.
- Lokalerne ændres. Et lokale udlånes til en anden gruppe i en hel sæson, men ingen gennemgår holdene, der bruger det.
- Sæsonerne forskydes. Efterårsholdene varer en uge længere end planlagt, eller forårsholdene begynder, før den forrige serie er afsluttet.
- Helligdage. En helligdag falder på en dag, hvor holdet normalt mødes, men serien fortsætter, som om intet var hændt.
Du kan læse mere om de generelle årsager til overlap i artiklen om, hvorfor dobbeltbookinger opstår. Denne guide handler om det særlige ved faste hold: en serie af holdgange over flere uger, der skal gennemgås samlet.
Få overblik over ugen, før du går i gang
Forestil dig en mandag aften i et lille dansestudie. To instruktører, en stor sal, et mindre lokale og et børnehold, der slutter, lige når voksenholdet begynder. På papiret passer det. I praksis opstår der problemer, hvis et hold trækker ti minutter ud.
Skriv ugeplanen ned
Før du opretter et eneste hold, skal du skrive ugeplanen ned. Et simpelt skema på papir er nok, og det tager omkring femten minutter. Notér først fire ting:
- Instruktører. Hvem underviser i hvad, og hvilke dage har de faktisk mulighed for at undervise?
- Lokaler. Hvilke lokaler har du, og hvilke hold kan kun afholdes i bestemte lokaler?
- Kapacitet. Hvor mange personer der reelt er plads til i hvert lokale – ikke hvor mange du håber at få plads til.
- Tid mellem holdene. Hvor mange minutter der skal afsættes mellem to hold i samme lokale, så deltagerne kan forlade lokalet, og det kan gøres klar til næste hold.
Tip: Aftal navne og farver på forhånd. Det er meget lettere at få overblik, når et hold hedder »Pilates på måtte, sal A« og har sin egen farve, end når det bare hedder »Pilates« og bruger standardfarven. Du kan se lokalet med det samme uden at åbne holdet.
)
Trin 1: Opret hvert hold én gang med de rigtige standardindstillinger
Start med at oprette holdet som en enkelt gruppebegivenhed. I Reservios planlægningskalender klikker du på en dato og et tidspunkt og udfylder oplysningerne om gruppebegivenheden. Sørg for, at den første begivenhed er korrekt, for alle gentagelser tager udgangspunkt i den.
Felter, du skal udfylde
- Begivenhedens navn. Gør navnet tydeligt nok til, at kunderne ved, hvad holdet går ud på, og tilføj lokalet, hvis du har flere.
- Tjeneste og medarbejder. Vælg tjenesten og den instruktør, der skal undervise på holdet.
- Tidspunkt og varighed. Varigheden udfyldes automatisk ud fra tjenesten, men du kan ændre den.
- Kapacitet og pris. Begge dele hentes automatisk fra tjenestens indstillinger, så ret dem én gang i tjenesten i stedet for for hver begivenhed.
- Farve. Brug én farve til hver holdtype, så du hurtigt kan få overblik over ugen.
Det er værd at tjekke kapaciteten en ekstra gang. Holdet må ikke være indstillet til femten deltagere, hvis der kun er plads til tolv måtter i lokalet, selv om tjenesten er indstillet sådan. Læs mere i vejledningen om, hvordan kapacitet på hold fungerer, og i artiklen om regler for planlægning i et pilatesstudie.
Karolína Loukotová fra Ski surf sport fortæller: “Da næsten alle aktiviteter ledes af forskellige instruktører, hjælper Reservio os virkelig med at holde styr på det hele. Alle kan nemt se tidspunktet og stedet for deres aktivitet samt antallet af deltagere.”
Lukkede hold og aktiviteter for børn
Afholder du aktiviteter for børn eller et lukket kursus? Markér begivenheden som privat. Kun personer med dit direkte bookinglink kan booke plads. Del derfor kun linket med de familier, der er tilmeldt hele sæsonen, og sæt kapaciteten til antallet af børn i den tilmeldte gruppe. Kontrollér samtidig, at dette antal ikke overstiger lokalets kapacitet.
Trin 2: Vælg gentagelsesmønsteret, og sæt en slutdato
Når den første holdgang er på plads, skal du indstille den til at blive gentaget i stedet for at oprette hver dato manuelt. Du indstiller én gang, hvornår holdet skal gentages, og derefter vises holdgangene i kalenderen. Du kan gøre det samme i mobilappen.
Opsætning i fem trin
- Åbn indstillingen for gentagelser. Vælg, hvor ofte holdet skal gentages, i begivenhedens oplysninger, som beskrevet i vejledningen i hjælpecenteret.
- Vælg intervallet. Brug »Gentag hver« til at vælge intervallet, f.eks. hver uge eller hver anden uge.
- Vælg ugedagen. Brug »Gentag på« til at vælge den ugedag, holdet afholdes på.
- Angiv slutdatoen. Under »Slutter« kan du afslutte serien efter et bestemt antal holdgange eller på en bestemt dato.
- Gem, og kontrollér datoerne. Åbn kalenderen, og se på den første og sidste holdgang i serien.
Sæt en slutdato for serien
Sæt altid en slutdato for serien. Vælg sæsonens afslutning, så serien ikke fortsætter på ubestemt tid. Ellers kan den fortsætte, længe efter at forudsætningerne har ændret sig, og blive glemt, når lokalet bliver reserveret til et andet hold.
Sæt heller ikke slutdatoen for tidligt, for kunderne har brug for tid til at få en rutine. I et velkendt studie af vanedannelse tog det i gennemsnit omkring 66 dage at gøre en ny handling til en automatisk vane, med en variation fra 18 til 254 dage fra person til person. Deltagerne i studiet udførte den samme handling hver dag. Når man kun deltager på et hold én gang om ugen, tager det længere tid at få en fast rutine. Derfor er en hel sæson en fornuftig varighed.
Følg disse tre regler for at gøre det nemmere at administrere en serie gennem en hel sæson:
- Brug et bestemt antal holdgange til kurser med fast varighed. Et begynderkursus på seks uger slutter efter seks holdgange, uanset hvad kalenderen viser.
- Opret en serie for hvert mønster. Hvis et hold afholdes mandag og torsdag på forskellige tidspunkter, skal du oprette to serier i stedet for én.
- Tag højde for det korteste gentagelsesinterval. Det korteste gentagelsesinterval er én dag, så flere holdgange samme dag kræver separate begivenheder.
Med bookingregler kan du også begrænse, hvor langt frem i tiden kunderne kan booke, så den periode, der er åben for booking, ligger tæt på den sæson, du faktisk har planlagt.
)
Opret holdplanen én gang
Opsæt din kalender
Trin 3: Gennemgå hele serien, før kunderne kan se den
Mange holdudbydere springer denne gennemgang over – og netop her opdager du konflikter, der ellers let overses. Før du åbner serien for onlinebooking, skal du gennemgå hele holdplanen i kalenderen med friske øjne. Reservio samler alle hold i én fælles kalender, så du skal blot se den grundigt igennem.
Fem ting, du skal tjekke
- Tjek hver instruktørs kalender. Filtrér kalenderen efter medarbejder, og følg én instruktørs plan gennem ugen. Ingen bør stå på to hold på samme tid.
- Tjek bookingerne for hvert lokale. Se på ét lokale ad gangen gennem hele dagen, og brug lokalets navn i begivenhedstitlerne. Hold må ikke overlappe, og der skal være tilstrækkelig tid mellem holdene til, at deltagerne kan forlade lokalet, og det kan gøres klar til næste hold.
- Tjek ferieuger, helligdage og sæsonafslutningen. Se på helligdage, skoleferier og ugen, hvor sæsonen slutter.
- Tjek kapaciteten. Sørg for, at holdets kapacitet passer til det lokale, det faktisk afholdes i.
- Tjek den sidste holdgang. Åbn den sidste holdgang i serien, ikke kun den første. Det er ofte her, du opdager fejl, der er blevet hængende.
Med flere instruktører giver en fælles kalender et bedre overblik. Læs vores guide til at vælge en kalender til flere medarbejdere. Med funktioner til medarbejderadministration kan du holde teamets kalendere samlet ét sted.
Tip: Gennemgå planen, før du aktiverer onlinebooking. Når kunderne først har tilmeldt sig, betyder hver ændring, at du skal give nogen besked.
)
Hold alle instruktører opdateret
Administrer dit team
Trin 4: Ændr en enkelt holdgang uden at ødelægge serien
Planer ændrer sig midt i sæsonen. En instruktør bliver syg, en sal er lukket en dag, eller et populært kursus skal forlænges med to uger. Det afgørende er, hvordan du ændrer planen, for en uovervejet ændring kan skabe den konflikt, du tjekkede for inden start.
Sådan forlænger du en serie af holdgange
Den mest almindelige ændring er at forlænge en serie af holdgange. Opret en ny begivenhed for de ekstra uger, og indstil gentagelserne dér. Tjek startdato, slutdato og instruktør. Forsøg ikke at ændre en serie, der allerede er afsluttet, for så risikerer du, at gentagelser ikke bliver oprettet eller bliver oprettet dobbelt. Hvis en sæson f.eks. bliver to uger længere end planlagt, skal du oprette en ny serie for de to ekstra uger. Lad den begynde umiddelbart efter den gamle serie.
Andre ændringer
- Afklar først, hvad ændringen gælder. Gælder den én holdgang eller alle holdgange i serien fremover?
- Tjek kalenderen igen bagefter. En ny instruktør eller et andet lokale kan skabe en ny konflikt.
- Giv kunderne besked i god tid. Kunder, der er tilmeldt en aflyst eller flyttet holdgang, skal have besked, før de tager hjemmefra.
Tydelig kommunikation er afgørende, når du ændrer holdplanen. Giv deltagerne besked i god tid, så de ikke møder forgæves. Inden for sundhedsvæsenet tyder en Cochrane-gennemgang på, at påmindelser via sms øger fremmødet sammenlignet med ingen påmindelser, og udbydere af hold kan bruge samme metode. Automatiske påmindelser holder kunderne opdateret. Få flere råd til, hvordan du minder deltagerne om deres booking og forebygger udeblivelser.
Hvad skal du se efter i et system til holdplanlægning?
Jo mere du skal holde styr på manuelt, desto lettere er det at overse dobbeltbookinger. Et godt system til holdplanlægning skal reducere antallet af manuelle trin – ikke tilføje flere.
Seks ting, du bør sammenligne
- Gentagelser med en slutdato. Du kan indstille en serie til at slutte efter et bestemt antal holdgange eller på en bestemt dato.
- En instruktør på hver holdgang. Hver begivenhed har en navngiven underviser, så du med det samme kan se, hvem der underviser i hvad.
- Deltagerantal og bookinggrænser. Du kan angive, hvor mange der er plads til på et hold, og hvor mange pladser én kunde kan booke.
- Private begivenheder. Deltagere på lukkede hold, f.eks. et børnekursus, kan booke via et direkte link.
- Mobil adgang. Du kan oprette og ændre hold fra telefonen, selv når du ikke er ved receptionen.
- Onlinebetaling. Kunderne kan betale online, når de booker, så du ved, hvem der har betalt.
Michaela Vejrostová fra yogastudiet Projekt do sebe fortæller: "Siden vi begyndte at bruge Reservio, har vi altid haft præcist overblik over, hvor mange kunder der tilmelder sig vores hold, og hvor mange der har betalt online. Det sparer tid for alle og giver mig mulighed for at fokusere på at udvikle min forretning."
Opret planen én gang, og gennemgå den ved hver sæsonstart
En pålidelig plan for faste hold kræver fire gode vaner. Opret hvert hold én gang med de rigtige standardindstillinger, sæt en slutdato for hver serie, der passer til sæsonen, gennemgå hele serien for hver instruktør og hvert lokale, før kunderne kan se den, og forlæng ved at oprette en ny serie i stedet for at ændre en gammel.
Gør derefter én ting mere til en vane: Sæt femten minutter af til en gennemgang i begyndelsen af hver sæson. Gå de kommende uger igennem for at tjekke ferie og lokaleændringer, og løs problemerne, før nogen har tilmeldt sig. Før tilmeldingen åbner, kræver en konflikt kun et par klik at rette. Bagefter kan den føre til telefonopkald, tilbagebetalinger og mistet tillid. Sæt gennemgangen i kalenderen som en gentagen opgave, så den også bliver gjort i travle uger.
Gennemgangen fungerer bedst, når alt er samlet ét sted: hold, instruktører og bookinger. I Reservios kalender kan du se hele sæsonen ét sted. Så kan du gennemgå planen uden at skulle lede efter oplysninger.
Hvis du kun gør én ting i denne uge, så vælg din travleste ugedag, og gennemgå den instruktør for instruktør. Hvis planen ikke hænger sammen, har du opdaget konflikten, før en kunde gør det.
)
Få styr på holdplanen uden stress
Prøv Reservio gratis
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan opretter jeg hold med automatisk gentagelse?
Opret holdet som en gruppebegivenhed, og åbn derefter indstillingerne for gentagelser. Vælg hvor ofte holdet skal gentages, hvilken ugedag det afholdes på, og hvornår serien skal slutte: efter et bestemt antal holdgange eller på en bestemt dato. Du finder de samme muligheder i mobilappen. Gennemgå bagefter den første og sidste holdgang i serien i kalenderen for at kontrollere datoerne og instruktøren.
Hvor langt frem bør jeg planlægge mine faste hold?
Planlæg frem til slutningen af den aktuelle sæson, ikke på ubestemt tid. Når serien følger sæsonen, slutter den samtidig med forløbet, så gamle holdgange ikke bliver stående, når holdet skifter lokale eller instruktør. For et seksugers kursus med én holdgang om ugen skal serien slutte efter seks holdgange. Planlæg næste sæson som en ny serie.
Hvordan forlænger jeg en serie af holdgange?
Opret en ny begivenhed for den ekstra periode, og indstil gentagelserne dér. Hvis du ændrer en serie, der allerede er afsluttet, kan gentagelser mangle eller blive oprettet dobbelt, så det er sikrere at oprette en ny serie. Tjek datoerne grundigt, så den nye serie starter præcis, hvor den gamle slutter, og har den rigtige instruktør og kapacitet.
Kan jeg afholde børnehold for en lukket gruppe?
Ja. Markér begivenheden som privat, så kun personer med dit direkte bookinglink kan booke plads. Det er velegnet til børneaktiviteter, der følger sæsonen. Del kun linket med de tilmeldte familier, og tjek, at kapaciteten passer til lokalet. Der må aldrig være flere børn på et hold, end der er plads til. Når du kun deler linket med de tilmeldte familier, bliver det også nemmere at holde styr på tilmeldingerne. Alle med linket kan dog booke, så det bør ikke deles med andre.
Hvordan undgår jeg at dobbeltbooke en instruktør?
Før du åbner en serie af holdgange for booking, skal du filtrere kalenderen efter medarbejder og følge én instruktørs plan gennem ugen. Husk også helligdage og den sidste holdgang i serien. Gør det for hver instruktør, og gentag tjekket, når ferie eller lokaleændringer påvirker planen. Det tager kun få minutter og hjælper dig med at opdage overlap, mens de stadig er nemme at rette.
Kan du lide artiklen?
Anbefalede artikler
)
)
)