Planeeri korduvaid rühmatunde tarkvaraga ilma kattumisteta
30. okt 202611 min lugemine
)
Kui seadistad tunnid kalendris korduvaks, säästad igal nädalal mitu tundi tööd. Siis antakse ruum kellelegi teisele, juhendaja jääb puhkusele või algab uus õppeperiood ning septembris koostatud tunniplaanis võivad tunnid novembriks märkamatult kattuma hakata. Tavaliselt saadakse sellest aru alles siis, kui kaks rühma seisavad sama ukse taga.
Allpool saad teada, kuidas tundide planeerimise tarkvara abil korduvaid tunde luua, kogu sarja kontrollida enne, kui kliendid seda näevad, ja hiljem muudatusi teha nii, et ajakavasse ei tekiks vigu. Juhend on mõeldud stuudiotele, kus korraldatakse treeninguid, tantsutunde, kunstitunde ja laste huviringe.
Lühidalt: Korduvate tundide sari on usaldusväärne ainult siis, kui kontrollid selle enne avalikustamist üle. Loo iga tund ühe korra ja määra sarjale lõpukuupäev, mis langeb kokku õppeperioodi lõpuga. Vaata kogu sari juhendaja ja ruumi kaupa üle ning vana sarja pikendamise asemel loo uus. Tee sama kontroll iga õppeperioodi alguses.
Miks korduvate tundide ajakava märkamatult sassi läheb?
Regulaarsed tunnid on olulised, sest rutiin aitab klientidel aktiivsena püsida. WHO soovitab täiskasvanutel liikuda mõõduka intensiivsusega vähemalt 150 minutit nädalas, kuid 31% täiskasvanutest ei liigu piisavalt. Kui tund tundide kattumise tõttu ümber tõstetakse või ära jääb, katkeb kõigi sellele registreerunute rutiin.
Korduvate tundide sarja seadistamiseks kulub kümme minutit, kuid seejärel võib ajakava kümneks nädalaks kontrollimata jääda. Just sellest tekivadki probleemid. Kontrollid esimest nädalat ja eeldad, et ülejäänuga on kõik korras. Ajakavaviga ilmneb üheksandal nädalal, kui juhendaja puhkus satub kokku kaks kuud tagasi loodud tunniga.
Korduvate tundide puhul jäävad kattumised kergemini märkamata kui üksikute broneeringute korral, sest sarja loomise hetkel pole tulevased kattumised veel nähtavad.
Millest kattumised tekivad?
- Juhendaja puhkus. Juhendaja võtab puhkust, kuid korduvate tundide sarja järgi peaks ta endiselt olema samal õhtul kahes kohas.
- Ruumi vahetus. Saal antakse üheks õppeperioodiks teisele rühmale, kuid keegi ei vaata üle seal toimuvaid tunde.
- Õppeperioodi nihkumine. Sügisesed tunnid kestavad plaanitust nädala kauem või kevadised tunnid algavad enne, kui eelmine sari on lõppenud.
- Pühad. Riigipüha langeb tunni päevale, kuid sari jätkub, nagu poleks midagi juhtunud.
Üldiste kattumiste põhjuste kohta loe artiklist miks tekib topeltbroneerimine. See juhend keskendub tundide planeerimise eripärale: nädalate kaupa korduvale sarjale, mida tuleb kontrollida tervikuna.
Koosta nädala tunniplaan enne kalendri seadistamist
Kujuta ette esmaspäeva õhtut väikeses tantsustuudios. Kaks juhendajat, üks suur saal, üks väiksem ruum ja lastetund, mis lõpeb täpselt siis, kui algab täiskasvanute tund. Paberil toimib kõik. Kui eelmine tund venib kümme minutit pikemaks, ei saa järgmine rühm õigel ajal alustada.
Pane nädala tunniplaan kirja
Enne kui lood ühegi tunni, pane nädala tunniplaan kirja. Piisab lihtsast paberile joonistatud tabelist ja selleks kulub umbes viisteist minutit. Pane esmalt kirja neli asja:
- Juhendajad. Kes mida õpetab ja millistel päevadel ta tegelikult saadaval on.
- Ruumid. Millised ruumid sul on ja milliseid tunde saab korraldada ainult kindlas ruumis.
- Mahutavus. Mitu inimest igasse ruumi tegelikult mahub, mitte kui palju osalejaid sooviksid tundi võtta.
- Vaheaeg tundide vahel. Mitu minutit vajad sama ruumi kasutavate tundide vahele.
Nõuanne: Leppige nimed ja värvid kohe kokku. Kindla värviga tähistatud tundi „Matipilates, stuudio A” on palju lihtsam kalendrist üles leida kui vaikimisi värviga tundi „Pilates”. Ruumi nimi on nähtav sündmust avamata.
)
1. samm: Loo iga tund üks kord õigete vaikeseadetega
Alusta tunni loomisest üksiku rühmasündmusena. Vali Reservio kalendris sobiv kuupäev ja kellaaeg ning sisesta rühmasündmuse andmed. Seadista esimene sündmus õigesti, sest samu seadeid kasutatakse kõigi järgnevate tundide puhul.
Täida järgmised väljad
- Sündmuse nimi. Pane sellele nimi, millest kliendid saavad aru, ja lisa ruumi nimi, kui sul on mitu ruumi.
- Teenus ja töötaja. Määra teenus ja tundi juhendav töötaja.
- Aeg ja kestus. Kestus määratakse teenuse põhjal, kuid saad seda muuta.
- Kohtade arv ja hind. Mõlemad võetakse automaatselt teenuse seadetest, seega muuda neid üks kord teenuse seadetes, mitte igal sündmusel eraldi.
- Värv. Kasuta iga tunnitüübi jaoks eri värvi, et nädalast saaks kiire ülevaate.
Kohtade arvu tasub kindlasti kontrollida. Kui saali mahub kaksteist matti, ei tohiks kohti olla viisteist lihtsalt sellepärast, et teenuse seadetes on nii märgitud. Lisateavet kohtade piirangu kohta leiad juhenditest kuidas määratakse tunni kohtade arv ja pilatesstuudio ajakavareeglid.
Ski surf sporti esindaja Karolína Loukotová rääkis: „Kuna peaaegu iga tegevust juhendab eri inimene, aitab Reservio meil tööd korraldada. Kõik näevad hõlpsalt, mis kell ja kus tegevus toimub ning kui palju osalejaid seal on.”
Suletud rühmad ja laste huviringid
Kas korraldad laste huviringe või suletud kursust? Märgi sündmus privaatseks. Seda saavad broneerida ainult kliendid, kellel on sinu otsene broneerimislink, nii et kogu õppeperioodi kestva rühmaga saavad liituda ainult registreerunud pered. Jaga linki ainult nende peredega ja määra kohtade arv rühma suuruse järgi, et tundi ei registreeruks rohkem lapsi, kui ruum mahutab.
2. samm: Määra kordumise reegel ja lõpukuupäev
Kui esimene tund on paigas, määra see korduvaks, selle asemel et iga tund eraldi kalendrisse lisada. Korduvate tundide loomiseks piisab kordumise ühekordsest seadistamisest: seejärel lisatakse vastavad tunnid kalendrisse. Sama saad teha mobiilirakenduses.
Seadistamine viie sammuga
- Ava kordumise seade. Vali sündmuse andmetes, kui sageli tund kordub, nagu kirjeldatakse abikeskuse juhendis.
- Vali sagedus. Määra „Korda iga” juures intervall, näiteks kord nädalas või kord kahe nädala tagant.
- Vali nädalapäev. Vali „Korda nädalapäeval”, et määrata tunni toimumise päev.
- Määra lõpp. Vali jaotises „Lõpeb”, kas sari lõpeb pärast kindlat arvu tunde või kindlal kuupäeval.
- Salvesta ja kontrolli tulemust. Ava kalender ning vaata sarja esimest ja viimast tundi.
Määra sarjale lõpukuupäev
Määra sarjale alati lõpukuupäev. Määra sarja lõpuks õppeperioodi lõpp, selle asemel et jätta tunnid tähtajatult korduma. Muidu võivad tunnid kalendrisse jääda ka pärast ruumikasutuse või juhendajate kokkulepete muutumist. Kui ruum kellelegi teisele antakse, ei pruugi keegi enam mäletada, et sari on endiselt kalendris.
Ära määra lõppu ka liiga varaseks, sest kliendid vajavad rutiini kujundamiseks aega. Tuntud harjumuste kujunemise uuringus kulus uue käitumise automaatseks muutumiseks keskmiselt umbes 66 päeva, kuid eri osalejatel kulus selleks 18–254 päeva. Uuringus kordasid osalejad igapäevast tegevust, seega kujuneb iganädalastes tundides rutiin aeglasemalt. Sellepärast on terve õppeperiood sobiv kestus.
Järgmised kolm reeglit aitavad kogu õppeperioodi vältel sarja hõlpsalt hallata:
- Kindla pikkusega kursuse puhul määra korduste arv. Kuuenädalane algajate kursus lõpeb pärast kuut tundi, sõltumata kalendrist.
- Loo iga kordumismustri jaoks eraldi sari. Kui tund toimub eri kellaaegadel esmaspäeviti ja neljapäeviti, seadista ühe sarja asemel kaks.
- Loo sama päeva tunnid eraldi sündmustena. Kõige lühem kordusintervall on üks päev, seega mitu korda päevas toimuva tunni jaoks tuleb luua eraldi sündmused.
Broneerimisreeglitega saad määrata, kui pikalt ette kliendid tunde broneerida saavad, et broneerimiseks avatud periood vastaks sinu planeeritud õppeperioodile.
)
Seadista korduvad tunnid ühe korra
Seadista oma kalender
3. samm: Kontrolli kogu sarja enne, kui kliendid seda näevad
See samm jääb enamikul stuudiotel vahele, kuigi just siin tulevad märkamatud kattumised välja. Enne kui avad sarja veebibroneerimiseks, vaata tunniplaan üle nii, nagu kontrolliksid kellegi teise koostatud ajakava. Reservio kuvab kõik tunnid ühises kalendris, seega piisab tähelepanelikust ülevaatamisest.
Viis asja, mida kontrollida
- Kontrolli iga juhendaja ajakava. Filtreeri kalender töötaja järgi ja vaata ühe inimese nädalat algusest lõpuni. Ükski juhendaja ei tohiks samal ajal kaht tundi juhendada.
- Kontrolli iga ruumi kasutust. Vaata sündmuste nimedes olevate ruuminimede järgi üle iga ruumi päevaplaan. Tunnid ei tohiks kattuda ning järjestikuste tundide vahele tuleb jätta aega ruumi ettevalmistamiseks.
- Kontrolli pühade ja vaheaegade nädalaid ning õppeperioodi viimast nädalat. Vaata üle riigipühad, koolivaheajad ja nädal, mil õppeperiood lõpeb.
- Kontrolli kohtade arvu. Veendu, et tunni osalejate piirarv ei ületaks selle ruumi mahutavust, kus tund tegelikult toimub.
- Kontrolli viimast tundi. Ava sarja viimane tund, mitte ainult esimene. Just sealt tulevad esile parandamata vead.
Kui juhendajaid on mitu, aitab ühine vaade. Artiklist ühine kalender mitme töötaja ajakava planeerimiseks saad teada, kuidas seda kasutada. Meeskonna haldamise funktsioonid koondavad kõigi ajakavad ühte kohta.
Nõuanne: Tee kontroll enne, kui lülitad sisse veebibroneerimise. Kui kliendid on juba registreerunud, tuleb igast muudatusest kellelegi teada anda.
)
Hoia kõiki juhendajaid kursis
Halda oma meeskonda
4. samm: Muuda üht tundi kogu sarja sassi ajamata
Plaanid muutuvad õppeperioodi keskel. Juhendaja jääb haigeks, saal on üheks päevaks suletud või populaarset kursust tuleb kahe nädala võrra pikendada. Oluline on, kuidas muudatuse teed, sest hooletu muudatus võib tekitada uuesti kattumise, mille enne tundide avalikustamist ära hoidsid.
Sarja pikendamine
Kõige sagedamini on vaja sarja pikendada. Selleks loo lisanduvaks perioodiks uus sündmus ja seadista selle kordumine. Kontrolli alguskuupäeva, lõpukuupäeva ja juhendajat. Ära püüa juba lõppenud sarja muuta, sest nii võivad kordused jääda loomata või ilmuda topelt. Kui õppeperiood kestab näiteks plaanitust kaks nädalat kauem, lisa nende kahe nädala jaoks uus sari, mis algab sealt, kus vana lõpeb.
Muud muudatused
- Otsusta kõigepealt, mida muudatus puudutab. Kas see kehtib ühe tunni kohta või kõigi sarja edasiste tundide kohta?
- Kontrolli pärast muudatust kalendrit uuesti. Juhendaja või ruumi vahetus võib tekitada uue kattumise.
- Anna klientidele varakult teada. Tühistatud või ümber tõstetud tunnist peaks registreerunud klientidele teada andma enne, kui nad kodust lahkuvad.
Selge suhtlus aitab palju. Tervishoiuvaldkonna Cochrane'i ülevaade viitab sellele, et tekstisõnumiga meeldetuletused võivad suurendada vastuvõtule ilmumise tõenäosust võrreldes sellega, kui meeldetuletusi ei saadeta; sama lähenemist saavad kasutada ka stuudiod. Automaatsed meeldetuletused hoiavad kliente kursis ning artiklist kuidas vähendada tundidest puudumist leiad nõuandeid klientidega suhtlemiseks.
Mida tundide planeerimise tarkvara puhul silmas pidada?
Korduvate tundide ajakava käsitsi koostamisel võivad kattumised märkamata jääda. Hea tundide planeerimise tarkvara peaks käsitsitööd vähendama, mitte juurde tekitama.
Kuus asja, mida võrrelda
- Kordumise lõpu määramine. Saad määrata, et sari lõpeb pärast kindlat arvu tunde või kindlal kuupäeval.
- Juhendaja määramine igale tunnile. Igal sündmusel on määratud juhendaja, nii et näed kohe, kes mida õpetab.
- Kohtade arv ja piirangud. Saad määrata, mitu inimest tundi mahub ja mitu kohta võib üks klient broneerida.
- Privaatsed sündmused. Suletud rühma liikmed, näiteks lastekursusel osalevad pered, saavad tunde broneerida ainult otsese broneerimislingi kaudu.
- Kasutamine telefonis. Saad tunde luua ja muuta telefonis ka siis, kui sa pole kohapeal.
- Veebimaksed. Kliendid saavad broneerides veebis maksta, nii et tead, kes on tasunud.
Joogastuudio Projekt do sebe esindaja Michaela Vejrostová rääkis: „Pärast Reservio kasutuselevõttu teame alati täpselt, kui palju kliente meie tundidesse registreerub ja kui paljud neist on veebis maksnud. See säästab kõigi aega ja võimaldab mul keskenduda oma äri kasvatamisele.”
Seadista sari üks kord ja kontrolli seda iga õppeperioodi alguses
Usaldusväärne korduvate tundide ajakava põhineb neljal harjumusel. Loo iga tund üks kord õigete vaikeseadetega, määra igale sarjale lõpukuupäev, mis langeb kokku õppeperioodi lõpuga, kontrolli kogu sarja juhendaja ja ruumi kaupa enne, kui kliendid seda näevad, ning loo lisanduvaks perioodiks uus sari, selle asemel et vana muuta.
Lisa veel viies harjumus: võta iga õppeperioodi alguses ajakava kontrolliks viisteist minutit. Vaata, kas eesootavatel nädalatel on juhendajate puhkusi või muutusi ruumide kasutuses, ning lahenda probleemid enne broneerimise avamist. Enne registreerimise algust piisab kattumise kõrvaldamiseks mõnest klõpsust. Hiljem tuleb klientidele helistada, raha tagasi maksta ja nende usaldus taastada. Pane ajakava kontroll kalendrisse korduva ülesandena, et see ei ununeks ka kiirel ajal.
Ajakava kontroll toimib kõige paremini siis, kui kõik on ühes kohas: tunnid, juhendajad ja broneeringud. Kui kasutad tundide planeerimise tarkvara, näiteks Reservio kalendrit, näed kogu õppeperioodi ühest kohast ning saad selle läbi vaadata, ilma et peaksid infot taga otsima.
Kui teed sel nädalal ainult ühe asja, vali päev, mil toimub kõige rohkem tunde, ja vaata ajakava juhendaja kaupa läbi. Kui leiad, et juhendajale on samaks ajaks planeeritud kaks tundi, oled kattumise avastanud enne klienti.
)
Korralda tunde ajakava pärast muretsemata
Proovi Reserviot tasuta
Korduma kippuvad küsimused
Kuidas seadistada korduvaid tunde?
Loo tund rühmasündmusena ja ava seejärel kordumise seaded. Vali, kui sageli tund kordub, millisel nädalapäeval see toimub ja millal sari lõpeb: pärast kindlat arvu tunde või kindlal kuupäeval. Samad valikud on saadaval mobiilirakenduses. Seejärel kontrolli kalendrist sarja esimest ja viimast tundi, et kuupäevad ja juhendaja oleksid õiged.
Kui pikaks ajaks peaksin korduvad tunnid ette planeerima?
Planeeri tunde kuni käimasoleva õppeperioodi lõpuni, mitte määramata ajaks. Kui sari lõpeb koos õppeperioodiga, ei jää vanad tunnid pärast ruumi või juhendaja vahetust kalendrisse korduma. Kindla pikkusega kursuse, näiteks kuuenädalase programmi puhul määra sari lõppema pärast kuut tundi. Järgmist õppeperioodi planeerides loo uus sari.
Kuidas korduvate tundide sarja pikendada?
Loo lisanduvaks perioodiks uus sündmus ja seadista selle kordumine. Juba lõppenud sarja muutmisel võib mõni kordus loomata jääda või tekkida topelt, seega on uue sarja loomine kindlam. Kontrolli kuupäevad hoolikalt üle, et uus sari algaks täpselt sealt, kus vana lõpeb, ning et juhendaja ja kohtade arv oleksid õiged.
Kas saan korraldada lastekursuseid suletud rühmale?
Jah. Märgi sündmus privaatseks ja seda saavad broneerida ainult kliendid, kellel on sinu otsene broneerimislink. See sobib kogu õppeperioodi kestva lastekursuse jaoks, mille tundidesse peaksid saama registreeruda ainult eelregistreerunud pered. Jaga linki nende peredega ja kontrolli, et kohtade arv vastaks ruumi mahutavusele. Tundi ei tohiks kunagi registreeruda rohkem lapsi, kui ruum mahutab. Nii püsib suletud rühma osalejate nimekiri ülevaatlik, sest tunde saavad broneerida ainult rühma registreeritud pered.
Kuidas vältida juhendaja topeltbroneerimist?
Enne sarja broneerimiseks avamist filtreeri kalender töötaja järgi ja vaata üle ühe juhendaja kogu nädala ajakava. Kontrolli ka pühi ja sarja viimast tundi. Kontrolli iga juhendaja ajakava eraldi ja korda kontrolli alati, kui muutuvad puhkuseajad või tundide ruumid. See võtab vaid mõne minuti ja aitab kattumised avastada siis, kui neid on veel lihtne parandada.
Kas sulle meeldib artikkel?
)
)
)