Ako v rezervačnom systéme plánovať opakované skupinové lekcie bez prekrývania termínov
30. 10. 202611 min čítania
)
Automatické opakovanie lekcií v kalendári vám každý týždeň ušetrí hodiny práce. Potom pôvodnú miestnosť pridelíte inej skupine, inštruktor odíde na dovolenku alebo sa začne nový kurz či výučbové obdobie. V rozvrhu, ktorý ste zostavili v septembri, sa tak do novembra môžu nenápadne objaviť prekrývajúce sa termíny. Nikto si to nevšimne, kým dve skupiny nestoja pred tými istými dverami.
Nižšie sa dozviete, ako pomocou rezervačného systému nastaviť pravidelné lekcie, skontrolovať celý cyklus lekcií ešte predtým, ako ho uvidia klienti, a neskôr ho bezpečne upravovať. Článok je určený fitness a tanečným štúdiám, organizátorom umeleckých kurzov a programov pre deti.
Stručne: Spoľahlivosť cyklu lekcií závisí od toho, či ho pred zverejnením skontrolujete. Každú lekciu vytvorte raz a nastavte dátum ukončenia jej opakovania podľa konca konkrétneho kurzu alebo výučbového obdobia. Skontrolujte celý cyklus podľa inštruktorov a miestností a namiesto predlžovania pôvodného cyklu vytvorte nový. Takúto kontrolu zopakujte na začiatku každého nového kurzu alebo výučbového obdobia.
Prečo sa v rozvrhu pravidelných lekcií nenápadne objavujú konflikty?
Pravidelné lekcie sú dôležité, pretože vďaka rutine zostávajú klienti aktívni. WHO odporúča dospelým aspoň 150 minút pohybovej aktivity strednej intenzity týždenne, no 31 % dospelých sa dostatočne nehýbe. Ak sa lekcia presunie alebo zruší pre konflikt v rozvrhu, naruší to rutinu všetkým, ktorí sú na ňu prihlásení.
Vytvorenie cyklu lekcií trvá desať minút, ale potom sa naň spoliehate desať týždňov. Práve v tom je problém. Skontrolujete prvý týždeň a predpokladáte, že všetko ostatné je v poriadku. Konflikt sa objaví až v deviatom týždni, keď na termín lekcie, ktorú ste naplánovali pred dvoma mesiacmi, pripadne dovolenka inštruktora.
Pri pravidelných lekciách sa konflikty hľadajú ťažšie než pri jednorazových rezerváciách, pretože pri vytvorení cyklu ich nevidno.
Čo spôsobuje konflikty v rozvrhu
- Dovolenka inštruktora. Inštruktor má dovolenku, no v rozvrhu mu na tento čas zostali priradené lekcie.
- Zmena miestnosti. Sála sa na celé výučbové obdobie prenechá inej skupine, ale nikto už neskontroluje lekcie, ktoré sa v nej konali.
- Zmeny začiatku a konca kurzov. Jesenné lekcie trvajú o týždeň dlhšie, než sa plánovalo, alebo sa jarné začnú skôr, ako sa skončí predchádzajúci cyklus.
- Sviatky. Sviatok pripadne na deň lekcie a cyklus pokračuje, akoby sa nič nedialo.
Všeobecné príčiny prekrývania rezervácií nájdete v článku prečo sa rezervácie prekrývajú. Tento sprievodca sa venuje tomu, čo je typické pre lekcie: cyklu lekcií, ktoré sa opakujú počas niekoľkých týždňov a ktorých termíny treba skontrolovať ako celok.
Najprv si naplánujte týždeň
Predstavte si pondelkový večer v menšom tanečnom štúdiu. Máte dvoch inštruktorov, jednu veľkú sálu, menšiu miestnosť a detskú lekciu, ktorá sa končí práve v čase, keď sa začína lekcia pre dospelých. Na papieri to vyzerá dobre. Ak sa však detská lekcia natiahne o desať minút, ďalšia sa už nezačne načas.
Zapíšte si týždenný rozvrh
Ešte pred vytvorením prvej lekcie si zapíšte týždenný rozvrh. Stačí jednoduchá tabuľka na papieri a zaberie vám to asi pätnásť minút. Najprv si poznačte štyri veci:
- Inštruktori. Kto čo učí a v ktoré dni má skutočne čas.
- Miestnosti. Aké priestory máte k dispozícii a ktoré lekcie sa môžu konať len v konkrétnej miestnosti.
- Kapacita. Koľko ľudí sa do každej miestnosti naozaj zmestí, nie koľko by ste tam chceli dostať.
- Prestávka medzi lekciami. Koľko minút potrebujete medzi dvoma lekciami v tej istej miestnosti.
Tip: Vopred si dohodnite názvy a farby. Lekciu s názvom „Pilates na podložke, štúdio A“ a vlastnou farbou rozpoznáte v kalendári ľahšie než položku „Pilates“ s predvolenou farbou. Miestnosť uvidíte bez toho, aby ste museli čokoľvek otvárať.
)
Krok 1: Vytvorte prvú lekciu a vyplňte jej údaje
Najprv vytvorte lekciu ako jednorazovú skupinovú udalosť. V rezervačnom kalendári Reservia kliknete na dátum a čas a vyplníte podrobnosti skupinovej udalosti. Prvú udalosť nastavte správne, pretože všetky opakovania prevezmú jej údaje.
Ktoré údaje vyplniť
- Názov udalosti. Zvoľte jasný názov, aby klienti vedeli, o akú lekciu ide. Ak máte viac miestností, uveďte aj miestnosť.
- Služba a zamestnanec. Priraďte službu a inštruktora, ktorý lekciu vedie.
- Čas a trvanie. Trvanie sa predvyplní podľa služby, môžete ho však upraviť.
- Kapacita a cena. Predvyplnia sa podľa nastavení služby, preto ich upravte raz priamo v nastavení služby, nie pri každej udalosti zvlášť.
- Farba. Každému typu lekcie priraďte vlastnú farbu, aby ste sa v týždennom rozvrhu rýchlo zorientovali.
Kapacitu si skontrolujte ešte raz. Ak sa do sály zmestí dvanásť podložiek, nenastavujte pätnásť miest len preto, že je taká kapacita nastavená pri službe. Viac o limitoch sa dozviete v článkoch ako funguje kapacita lekcie a pravidlá plánovania lekcií v pilatesovom štúdiu.
Karolína Loukotová zo Ski surf sport sa podelila o svoju skúsenosť: „Keďže takmer každú aktivitu vedie iný inštruktor, Reservio nám výrazne pomáha udržať si prehľad. Každý jednoducho vidí čas a miesto svojej aktivity aj počet účastníkov.“
Uzavreté skupiny a programy pre deti
Organizujete program pre deti alebo uzavretý kurz? Označte udalosť ako súkromnú. Rezervovať si ju môžu len klienti s vaším priamym odkazom na rezerváciu. Ak odkaz zdieľate iba s prihlásenými rodinami, rezervácie počas celého kurzu tak sprístupníte iba im. Kapacitu nastavte podľa veľkosti skupiny, aby na lekciu neprišlo viac detí, než sa zmestí do miestnosti.
Krok 2: Nastavte opakovanie a dátum ukončenia
Keď je prvá lekcia správne nastavená, nastavte jej opakovanie namiesto ručného vytvárania každého termínu lekcie. Pravidlo opakovania nastavíte raz a jednotlivé termíny sa zobrazia v kalendári. To isté môžete urobiť aj v mobilnej aplikácii.
Nastavenie v piatich krokoch
- Otvorte nastavenie opakovania. V podrobnostiach udalosti zvoľte frekvenciu opakovania podľa návodu v centre pomoci.
- Vyberte interval. Zvoľte možnosť „Opakovať každých“ a nastavte interval, napríklad každý týždeň alebo raz za dva týždne.
- Vyberte deň. V možnosti „Opakovať v deň“ vyberte deň v týždni, keď sa lekcia koná.
- Nastavte ukončenie. V časti „Ukončí sa“ zvoľte ukončenie po určitom počte lekcií alebo v konkrétny dátum.
- Uložte nastavenia a skontrolujte výsledok. Otvorte kalendár a pozrite si prvú aj poslednú lekciu v cykle.
Nastavte dátum ukončenia cyklu
Každému cyklu nastavte dátum ukončenia podľa konca kurzu alebo výučbového obdobia. Nenastavujte opakovanie na neurčito. Cyklus bez dátumu ukončenia môže zostať v kalendári aj po zmene dostupnosti inštruktora či pridelení miestnosti inej skupine. Na pôvodné lekcie v tejto miestnosti si už nikto nespomenie.
Dátum ukončenia však nenastavujte príliš skoro, pretože klienti potrebujú čas, aby si vytvorili pravidelný návyk. V známej štúdii o vytváraní návykov trvalo v priemere približne 66 dní, kým sa nové správanie stalo automatickým; u jednotlivých ľudí to bolo od 18 do 254 dní. Účastníci každý deň opakovali určitú činnosť, takže pri týždenných lekciách sa návyk vytvára pomalšie. Preto je rozumné nastaviť opakovanie na celé trvanie kurzu alebo výučbového obdobia.
Tieto tri pravidlá vám uľahčia správu cyklu počas celého kurzu alebo výučbového obdobia:
- Pri kurzoch s pevným počtom lekcií nastavte ich počet. Pri šesťtýždňovom kurze pre začiatočníkov nastavte ukončenie tak, aby cyklus zahŕňal celkovo šesť lekcií vrátane prvej udalosti.
- Pre každé pravidlo opakovania vytvorte samostatný cyklus. Ak sa lekcia koná v pondelok a vo štvrtok v inom čase, nastavte dva cykly, nie jeden.
- Pri každodenných opakovaniach počítajte s obmedzeniami. Najkratší interval opakovania je jeden deň, takže lekciu, ktorá sa koná niekoľkokrát denne, treba vytvoriť ako samostatné udalosti.
Pravidlá rezervácie vám pomôžu nastaviť ďalšie obmedzenie. Môžete tiež určiť, ako dlho dopredu si klienti môžu rezervovať termín, čo vám pomôže lepšie zosúladiť dostupné termíny s obdobím, na ktoré už máte pripravený rozvrh.
)
Nastavte si opakovanie lekcií
Nastavte si kalendár
Krok 3: Skontrolujte celý cyklus ešte predtým, ako ho uvidia klienti
Práve tento krok mnohé štúdiá vynechávajú, hoci pomáha odhaliť skryté konflikty. Pred zapnutím online rezervácií si v rezervačnom systéme s odstupom skontrolujte celý rozvrh, aj keď ste ho sami zostavili. Všetky lekcie sú v Reserviu v jednom zdieľanom kalendári, takže stačí pozorne prejsť všetky termíny.
Päť kontrolných bodov
- Skontrolujte rozvrh každého inštruktora. Filtrujte kalendár podľa zamestnanca a prejdite si rozvrh jedného inštruktora počas celého týždňa. Nikto by nemal byť v rovnakom čase na dvoch lekciách.
- Skontrolujte každú miestnosť. Prezrite si rozvrh jednej miestnosti na celý deň a miestnosť uvádzajte v názvoch udalostí. Lekcie sa nesmú prekrývať a pri nadväzujúcich lekciách počítajte s prestávkou na výmenu skupín a prípravu miestnosti.
- Skontrolujte termíny počas sviatkov, prázdnin a na konci kurzu alebo výučbového obdobia. Prejdite si termíny počas sviatkov, školských prázdnin a posledného týždňa kurzu alebo výučbového obdobia.
- Skontrolujte kapacitu. Overte, či kapacita lekcie zodpovedá priestoru, v ktorom sa koná.
- Skontrolujte poslednú lekciu. Otvorte poslednú udalosť v cykle, nielen prvú. Práve pri poslednej lekcii môžete odhaliť chyby, ktoré vám pri kontrole začiatku cyklu unikli.
Ak máte viac inštruktorov, pomôže vám spoločný prehľad. V článku rezervačný kalendár pre viacerých zamestnancov sa dozviete, ako na to. Správa tímu vám umožní mať všetky rozvrhy na jednom mieste.
Tip: Kontrolu urobte ešte pred zapnutím online rezervácií. Keď sa už klienti prihlásia, každá zmena znamená, že im musíte poslať správu.
)
Informujte všetkých inštruktorov
Spravujte svoj tím
Krok 4: Zmeňte jednu lekciu bez narušenia celého cyklu
Plány sa môžu počas kurzu zmeniť. Inštruktor ochorie, sála bude na deň zatvorená alebo obľúbený kurz treba predĺžiť o dva týždne. Dôležité je, ako zmenu vykonáte, pretože nepozornou úpravou môžete v rozvrhu znova vytvoriť kolíziu, ktorej ste sa pred zverejnením vyhli.
Predĺženie cyklu
Najčastejšie treba cyklus predĺžiť. Vytvorte novú udalosť pre dodatočné termíny a nastavte v nej opakovanie. Skontrolujte dátum začiatku, dátum ukončenia aj inštruktora. Nepokúšajte sa upravovať cyklus, ktorý sa už skončil, pretože pri takomto postupe sa niektoré opakovania nemusia vytvoriť alebo sa udalosti môžu zobraziť dvakrát. Ak kurz potrvá o dva týždne dlhšie, vytvorte na tieto dva týždne nový cyklus, ktorý termínovo nadviaže na pôvodný.
Ďalšie zmeny
- Najprv určte rozsah zmeny. Týka sa jednej lekcie alebo všetkých ďalších lekcií v cykle?
- Potom znova skontrolujte kalendár. Zmena inštruktora alebo miestnosti môže spôsobiť nový konflikt.
- Informujte klientov včas. O zrušení alebo presunutí lekcie by sa mali prihlásení klienti dozvedieť ešte pred odchodom z domu.
Veľa problémov vyrieši včasná a jasná komunikácia. Systematický prehľad organizácie Cochrane naznačuje, že v zdravotníctve SMS pripomienky zvyšujú účasť v porovnaní s tým, keď sa pripomienky neposielajú. Rovnaký prístup môžu využiť aj štúdiá. Automatické pripomienky informujú klientov a v článku ako obmedziť prípady, keď klienti neprídu na lekciu nájdete rady, ako klientom pripomínať rezervované lekcie.
Ako vybrať rezervačný systém pre skupinové lekcie
Pri každom ručnom zásahu do rozvrhu hrozí chyba. Dobrý rezervačný systém pre skupinové lekcie by mal počet ručných úkonov znižovať, nie zvyšovať.
Šesť vecí, ktoré sa oplatí porovnať
- Opakovanie s dátumom ukončenia. Môžete nastaviť opakovanie, ktoré sa skončí po určitom počte lekcií alebo v konkrétny dátum.
- Inštruktor pri každej lekcii. Každá udalosť má priradeného konkrétneho inštruktora, takže na prvý pohľad vidíte, kto čo učí.
- Kapacita a limit miest. Môžete nastaviť počet účastníkov lekcie aj počet miest, ktoré si môže rezervovať jeden klient.
- Súkromné udalosti. Účastníci uzavretých skupín, napríklad detského kurzu, si môžu rezervovať miesto cez priamy odkaz.
- Prístup cez mobil. Lekcie môžete vytvárať a upravovať v telefóne aj mimo recepcie.
- Online platby. Klienti môžu pri rezervácii zaplatiť online, takže viete, kto už zaplatil.
Michaela Vejrostová z jogového štúdia Projekt do sebe sa podelila o svoju skúsenosť: „Odkedy používame Reservio, vždy presne vieme, koľko klientov sa prihlásilo na naše lekcie a koľko z nich zaplatilo online. Všetkým to šetrí čas a ja sa môžem sústrediť na rozvoj svojho podnikania.“
Nastavte rozvrh raz a kontrolujte ho na začiatku každého kurzu alebo výučbového obdobia
Spoľahlivý rozvrh pravidelných lekcií stojí na štyroch návykoch. Každú lekciu vytvorte raz so správnymi predvolenými hodnotami, každému cyklu nastavte dátum ukončenia podľa konca kurzu alebo výučbového obdobia, pred zverejnením skontrolujte celý cyklus podľa inštruktorov a miestností a na predĺženie vytvorte nový namiesto úpravy pôvodného.
Pridajte aj piaty návyk: pätnásťminútovú kontrolu na začiatku každého nového kurzu alebo výučbového obdobia. Prezrite si nasledujúce týždne a skontrolujte dovolenky inštruktorov aj zmeny miestností. Problémy vyriešte ešte predtým, ako sa klienti začnú prihlasovať. Pred otvorením prihlášok stačí pár kliknutí. Potom by ste museli telefonovať, vracať platby a riskovať stratu dôvery. Nastavte si v kalendári opakovanú úlohu, aby ste na kontrolu nezabudli ani počas rušných týždňov.
Kontrola je najjednoduchšia, keď máte všetko na jednom mieste: lekcie, inštruktorov aj rezervácie. V kalendári Reservia tak skontrolujete rozvrh na celé plánované obdobie bez hľadania údajov v rôznych kalendároch.
Ak tento týždeň urobíte len jednu vec, vyberte si najrušnejší deň a skontrolujte ho postupne podľa jednotlivých inštruktorov. Ak rozvrh nesedí, odhalili ste konflikt skôr, než naň narazil klient.
)
Organizujte lekcie bez starostí s rozvrhom
Vyskúšať Reservio zadarmo
Často kladené otázky
Ako nastavím pravidelné lekcie?
Vytvorte lekciu ako skupinovú udalosť a potom otvorte nastavenia opakovania. Vyberte, ako často sa má opakovať, v ktorý deň v týždni sa koná a kedy sa má skončiť: po stanovenom počte lekcií alebo v konkrétny dátum. Rovnaké možnosti nájdete aj v mobilnej aplikácii. Potom si v kalendári skontrolujte prvú a poslednú lekciu cyklu a overte, či sú dátumy a priradený inštruktor správne.
Ako dlho dopredu mám plánovať pravidelné lekcie?
Lekcie naplánujte do konca aktuálneho kurzu alebo výučbového obdobia, nie na neurčito. Cyklus sa tak skončí spolu s kurzom alebo výučbovým obdobím a staré lekcie nezostanú v kalendári po zmene miestnosti či inštruktora. Pri kurzoch s pevným trvaním, napríklad šesťtýždňovom kurze, nastavte ukončenie po príslušnom počte lekcií. Pre ďalší kurz alebo výučbové obdobie vytvorte nový cyklus.
Ako predĺžim cyklus pravidelných lekcií?
Pre dodatočné termíny vytvorte novú udalosť a nastavte v nej opakovanie. Po úprave už ukončeného cyklu sa niektoré termíny nemusia vytvoriť alebo môžu vzniknúť duplicitné udalosti, preto je bezpečnejšie začať nový cyklus. Pozorne skontrolujte dátumy, aby nový cyklus termínovo nadväzoval na pôvodný a aby mal správneho inštruktora aj kapacitu.
Môžem organizovať lekcie pre deti v uzavretej skupine?
Áno. Označte udalosť ako súkromnú a rezervovať si ju budú môcť len klienti s vaším priamym odkazom na rezerváciu. Je to vhodné pre detské programy, pri ktorých chcete rezervácie obmedziť na rodiny zapísané na celý kurz. Odkaz zdieľajte s týmito rodinami a skontrolujte, či kapacita zodpovedá miestnosti. Na lekciu by nikdy nemalo prísť viac detí, než sa do priestoru zmestí. Ak odkaz poskytnete iba rodinám zapísaným do kurzu, pomôže vám to udržať rezervácie v rámci skupiny a zachovať si prehľad v prihláškach.
Ako predídem konfliktom v rozvrhu inštruktora?
Pred sprístupnením cyklu na rezerváciu filtrujte kalendár podľa zamestnanca a skontrolujte rozvrh jedného inštruktora na celý týždeň. Nezabudnite na sviatky ani na poslednú lekciu cyklu. Takto skontrolujte každého inštruktora a postup zopakujte vždy, keď si niektorý inštruktor naplánuje alebo zmení dovolenku, prípadne keď presuniete lekciu do inej miestnosti. Zaberie to pár minút a konflikty odhalíte ešte vtedy, keď sa dajú ľahko vyriešiť.
Páči sa vám článok?
Odporúčané články
)
)
)