AB’de mali kayıt altına alma: işletmenizi de kapsıyor mu?
21 Eyl 202612 dk okuma
)
Bir müşteri randevusunun ödemesini kasada, nakit ya da kartla yapıyor. Çoğu AB ülkesinde yüz yüze aldığınız her ödeme için bazı yasal yükümlülükler doğar: satışı kaydetmek, müşteriye bir fiş vermek ve pek çok ülkede verileri vergi idaresine, onun tanıdığı bir yazılım ya da yazar kasa üzerinden iletmek. Bu kurallar bütünü genel olarak “mali kayıt altına alma” (fiskalizasyon) olarak adlandırılır.
Bir salon, stüdyo, klinik ya da müşterilerin anında ödeme yaptığı küçük bir dükkân işletiyorsanız, bu yazı sizin için hazırlanmıştır. AB’deki 27 ülkenin tamamını kapsar; hangi kuralların geçerli olduğunu, bunların size neye mal olacağını ve işinizin bu kurallara girip girmediğini adım adım açıklar.
Kısaca: AB’de mali kayıt altına alma
- 27 AB ülkesinin yirmisinde satışları kaydetmek ve bildirmek için bir sistem var. Altısında hiç yok, Çekya ise böyle bir sistem getirme aşamasında.
- Bu yirmi ülkenin ikisinde yükümlülük yalnızca belirli sektörleri kapsıyor; özellikle konaklama ve gıda perakendesi etrafında kurgulanmıştır.
- Bu yasalar, el değiştiren paranın yüz yüze ödendiği durumlar için yazıldı. Uzaktan yapılan ödemeler genellikle bunun yerine fatura kesme kurallarına giriyor.
- Çoğu sistem dört temel yükümlülük getirir: satış kaydı, müşteriye verilecek bir belge, vergi idaresinin tanıdığı bir cihaz veya yazılım ve bizzat verilerin kendisi.
- Kurallara uymamanız para cezasına yol açar. Bunlara uymanın yolu ise, ülkeye göre değişen, onaylı bir cihaz ya da onaylanmış yazılım ve biraz da kurulum sürecidir.
- Size neyin uygulanacağı, hangi ülkede olduğunuzla doğrudan bağlantılıdır. Aşağıdaki listede her ülke, kendi vergi idaresinin sitesine yönlendirir.
Mali kayıt altına alma (fiskalizasyon) nedir?
Mali kayıt altına alma, bir vergi idaresine işletmenin yaptığı her satışın güvenilir bir kaydını sağlayan kuralların genel adıdır. Amaç, bu kaydın sonradan sessizce değiştirilememesi ya da silinememesidir.
Ülkeler bu sistemi genellikle iki farklı yolla uygular. Donanım temelli sistem, onaylı bir cihaza dayanır: korumalı hafızaya sahip bir yazar kasa veya mali yazıcı, bazen buna eklenmiş ayrı bir güvenlik modülü ile birlikte. Yazılım temelli sistem ise onaylı bir programa dayanır; bu program her belgeyi imzalar ve verileri ya doğrudan idareye gönderir ya da denetim için hazır tutar.
Ne donanım temelli sistem ne de yazılım temelli sistem, ödediğiniz verginin tutarıyla ilgili değildir. Her ikisi de bir satışın gerçekten gerçekleşip gerçekleşmediğinin ispatlanabilmesine odaklanır. Bu yüzden mali kayıt altına alma sistemleri, genellikle vergi artışlarından çok, sahteciliği önlemeye yönelik yasalarla birlikte yürürlüğe girer.
Kurallar neden müşterinizin nasıl ödediğiyle ilgileniyor?
Mali kayıt altına alma sistemi esas olarak nakit işlemler için tasarlandı. Müşteri tezgahta para uzattığında, işletme bu işlemi kaydetmediği sürece bu alışveriş hiçbir yerde görünmez. Onaylı bir yazar kasa, devletin bu boşluğu gidermek için kullandığı temel araçtır.
Uzaktan gelen para farklı bir durumdur. Bir havale ya da çevrimiçi kart ödemesi, zaten banka, kart kuruluşu ve ödeme sağlayıcısı nezdinde bir iz bırakır; bu nedenle çoğu ülke bunları mali kayıt altına almaktan ziyade fatura ve muhasebe kuralları kapsamında ele alır. Bu iz, rezervasyon sistemleriyle ödemelerin neden giderek iç içe geçtiğinin de sebeplerinden biridir. Birkaç ülkenin yasasında bu açıkça yazılıdır: Kuralların uygulanıp uygulanmadığı, müşterinin size ödemeyi yüz yüze mi yaptığına bağlıdır.
Yüz yüze ödeme ile uzaktan ödeme arasındaki çizgiyi anlamak, bu çizgiye göre hemen harekete geçmekten daha önemlidir. Sınırın tam olarak nereden geçtiği, hangi yöntemlerin yüz yüze ödeme sayıldığı ve tezgahta yapılan kart ödemelerinin dâhil olup olmadığı ülkeden ülkeye değişir ve zaman içinde değişir. Kendi sisteminiz bu çizginin yakınında duruyorsa, konuyu mutlaka muhasebecinizle ve ulusal vergi idarenizle görüşmeniz gerekir.
Aynı mantık, altı AB ülkesinde mali kayıt altına alma sisteminin hiç olmamasının sebeplerinden biridir. İrlanda, Hollanda, Lüksemburg, Kıbrıs, Estonya ve Finlandiya’da onaylı yazar kasa ya da onaylanmış satış yazılımı kullanma zorunluluğu yoktur. Bu ülkelerde satış kayıtları genel muhasebe ve KDV kurallarına tabidir.
)
Bu kurallarla genelde sizden istenen 4 temel şart
Yirmi farklı ulusal sistem, özünde aynı birkaç kural etrafında toplanıyor.
- Her satışı kaydedin: Kaydın sonradan değiştirilemediği veya silinemediği bir sistemde. Yirmi ülkenin tamamı bunu ister.
- Müşteriye bir belge verin. Fiş, basitleştirilmiş fatura veya ticari belge; kağıt ya da dijital olabilir. Bazı ülkeler artık dijital belgeyi basılı belgeyle eşdeğer kabul ediyor.
- Vergi idaresinin tanıdığı bir yazılım veya cihaz kullanın. Bazı ülkelerde bu, onaylı bir donanım satın almak anlamına gelir. Diğerlerinde yazılımın onaylanmış olması gerekir; birkaçında ise onayın yazılım şirketinden değil, devletin yetkilendirdiği bağımsız bir kuruluştan alınması şarttır.
- Verileri gönderin ya da erişilebilir tutun. Bazı ülkeler, her satışın gerçekleştiği anda iletilmesini ister. Diğerleri ise, denetçinin daha sonra talep edebileceği imzalı bir dışa aktarma dosyası ister.
Neredeyse her ülkede istisnalar bulunur ve bunlar üç kalıptan birine uyar: Kuralların uygulanmadığı bir ciro sınırı, onların yerine geçen basitleştirilmiş ya da götürü usul bir vergi rejimi veya kapsam dışı bırakılmış mesleklerin listesi. Sınırlar ve listeler her değişiklikte güncellenir; bu nedenle güncel hâli için vergi idarenize ya da muhasebecinize danışın.
Maliyeti nedir, yok saymanın maliyeti nedir?
Bu kurallarla ilgili üç tür maliyet söz konusudur. Bunları en baştan bilmek, bir denetim sırasında beklenmedik sorunlarla karşılaşmanızı önler.
Ceza. Mali kayıt altına alma sistemi olan her ülkede, satışı kaydetmeden veya müşteriye fiş vermeden satış yapmanız hâlinde idari para cezası uygulanır. Tutarlar ülkeye göre değişir; çoğu sistemde ihlalin ciddiyetine ve tekrarına göre artar. Vergi idareniz bu rakamları yayınlar; kendi ülkeniz için bu tutarları bilmeniz gerekir.
Ekipman. Donanım temelli sistemi kullanan ülkeler onaylı bir yazar kasa veya mali yazıcı bekler; bunlar da satın alınması gereken cihazlardır. Yazılım temelli sistemi kullanan ülkeler onaylı bir yazılım bekler; bu da genellikle tek seferlik alımdan çok aylık bir maliyet anlamına gelir ve belirli bir ürünün uygun olup olmadığı, yazılım tedarikçinize sorulması gereken bir konudur. Ülkenizin hangi sistemi kullandığı, bir cihaz mı alacağınızı, yoksa sağlayıcınıza tek bir soru mu yönelteceğinizi belirler.
İş yükü. İşletmenin, bazen de ödeme aldığınız her şubenin, ilk satıştan önce sisteme kaydının yapılması gerekir. Sertifikanın kurulması, kasanın nasıl kullanılacağının öğrenilmesi ve internet kesildiğinde ne yapılacağını bilmek için de birinin zaman ayırması gerekir. Çok büyük bir iş değildir, ama göz ardı edilemeyecek kadar fazladır ve genellikle kasada duran kişiye yüklenir.
Bu üç başlık panik nedeni değildir. Ama hepsi, yeni kuralları son haftaya bırakmamanız için şimdiden harekete geçmenizi gerektiren nedenlerdir.
Rezervasyonlar ve ödemeler tek bir uygulamada
Reservio’yu ücretsiz deneyin
Bu kurallar sizin için de geçerli mi? Kendinize soracağınız 6 soru
Tahmin yürütmek yerine, durumunuzu aşağıdaki sorularla değerlendirin.
- Müşteriler size ödemeyi işletmenizde, yüz yüze mi yapıyor? Evetse, bu kuralların asıl yazıldığı gruptasınız demektir.
- Ülkeniz aşağıdaki listede, sistemi olan ülkeler arasında yer alıyor mu? Yer almıyorsa, bu konuyla ilgili ekstra bir şey yapmanız gerekmez.
- Ülkenizdeki yükümlülük bütün işletmeleri mi, yoksa yalnızca belli sektörleri mi kapsıyor? Birkaç ülkede kurallar yalnızca belirli faaliyetlerle sınırlıdır.
- Kullandığınız yazılım veya cihazın onaylı ya da sertifikalı olması şart mı? Bu, çoğu zaman geç fark edilen gerekliliktir; çünkü sizi değil, yazılım veya cihaz tedarikçinizi ilgilendirir.
- Ciro sınırının altında mısınız, yoksa basitleştirilmiş bir vergi rejiminde misiniz? İkisi de yanıtı kökten değiştirebilir. İşletmenin kurulum aşamasındaysanız, ekipman almadan önce bunu bilmek önemlidir.
- Ödemeleri birden fazla yöntemle veya birden fazla yerde mi alıyorsunuz? Tezgahta kart alan ve aynı zamanda rezervasyon sayfası üzerinden çevrimiçi ödeme toplayan bir stüdyo, aynı anda iki farklı kural bütünüyle uğraşıyor olabilir.
Bu altı sorunun da cevabı ülkeden ülkeye değiştiği için, aşağıdaki listeyi hazırladık.
AB ülkelerinde mali kayıt altına alma: Hangi ülkede hangi sistem var?
Bu sistem her ülkede farklı bir adla anılıyor. Çekya’da EET, Macaristan’da e-nyugta, İspanya’da Verifactu ve TicketBAI, Polonya’da kasa fiskalna, Almanya’da Registrierkassenpflicht, Avusturya’da RKSV, İtalya’da registratore telematico, Slovakya’da eKasa, Hırvatistan’da fiskalizacija, Yunanistan’da myDATA, Portekiz’de ATCUD, İsveç’te kassaregister, Romanya’da casa de marcat, Belçika’da GKS. Genellikle sizin için yalnızca biri geçerlidir: Kendi ülkenizde uygulanan kural.
Aşağıda 27 AB üyesi ülkenin tamamını, üç grupta göreceksiniz: Sistemi yürürlükte olanlar, sistemi hazırlık aşamasında olanlar ve hiç sistemi olmayanlar. Ülke adından sonra kalın gösterilen ifade, kuralın yerel adıdır; genellikle muhasebecinizden veya yazılım sağlayıcınızdan duyacağınız isim budur. Tarih de en az kuralın kendisi kadar önemlidir: Yürürlükte olan bir kural, henüz yalnızca duyurulmuş bir tasarıyla aynı şey değildir ve bu konuya dair genel özetler, bu ikisini sık sık karıştırır. Her ülke adı, o ülkenin vergi idaresine yönlendirir.
Sistemi yürürlükte olan ülkeler
- Avusturya: Registrierkassenpflicht, RKSV
- Onaylı yazar kasa, dijital imza, fiş üzerinde QR kodu. 2016’dan beri yürürlükte.
- Belçika: GKS /tr SCE
- Mali veri modülü içeren onaylı sistem, konaklama sektörü. 2016’dan beri yürürlükte.
- Bulgaristan: Online mali cihazlar
- Vergi terminaline bağlı mali yazıcı, QR kodu. 2019’dan beri yürürlükte.
- Hırvatistan: Fiskalizacija
- Fişlerin gerçek zamanlı onayı. 2013’ten beri yürürlükte.
- Danimarka: Digitalt salgsregistreringssystem
- İmzalı dışa aktarma imkânı olan dijital satış kaydı, seçili sektörler. 2024’ten beri yürürlükte.
- Fransa: Onaylı yazar kasa yazılımı (NF525, LNE)
- Yetkilendirilmiş bir kuruluş tarafından sertifikalandırılmış yazılım. 2018’den beri yürürlükte, sertifikasyon şartları 2026’da sıkılaştırıldı.
- Almanya: Kassensicherungsverordnung (TSE)
- Elektronik yazar kasada onaylı güvenlik modülü. 2020’den beri yürürlükte.
- İkinci bir kural, Registrierkassenpflicht: Elektronik yazar kasa kullanma zorunluluğu. 2028 için taslak yasa, henüz parlamentoda görüşülmedi.
- Yunanistan: Elektronik yazar kasalar, myDATA
- Satış verilerinin tüm sektörler için vergi idaresine bildirilmesi. Sistem 1988’den beri, myDATA ise 2021’den beri yürürlükte.
- Macaristan: e-nyugta, e-pénztárgép
- Fiş verilerinin vergi idaresine bildirilmesi. 2026’dan beri yürürlükte.
- İtalya: Registratore telematico
- Onaylı cihaz, kart terminali yazar kasayla eşleştirilmiş. 2019’dan beri yürürlükte, POS eşleştirme zorunluluğu 2026’dan beri geçerli.
- Letonya: Onaylı yazar kasalar ve POS sistemleri
- Ulusal teknik kurallara tabi onaylı ekipman. 2014’ten beri yürürlükte.
- Litvanya: i.EKA
- Fiş verilerini vergi idaresine ileten yazar kasa. 2023’ten beri yürürlükte, 2025’ten itibaren tüm işletmeler için geçerli.
- Malta: Mali fişler
- Mali yazar kasadan alınan fiş, onaylı bir sistemden alınan çıktı veya numaralı fiş koçanı. Uzun süredir yürürlükte, ayrıntılar 2026’da yayımlanan kılavuzla güncellendi.
- Polonya: Kasa fiskalna online
- Vergi idaresine bağlı online yazar kasa. 2018’den beri yürürlükte.
- Portekiz: Onaylı fatura yazılımı, ATCUD
- Vergi idaresi tarafından onaylı yazılım, QR kodu, SAF-T. 2023’ten beri yürürlükte.
- Romanya: Mali yazar kasalar
- Vergi idaresine bağlı mali yazıcı, QR kodu. Uzun süredir yürürlükte.
- Slovakya: eKasa
- Online yazar kasa veya sanal yazar kasa. 2019’dan beri yürürlükte.
- Slovenya: Davčne blagajne
- Fişlerin online onayı. 2016’dan beri yürürlükte.
- İsveç: Kassaregister
- Kontrol ünitesine sahip onaylı yazar kasa. 2010’dan beri yürürlükte, 2027’den itibaren yeni teknik gereksinimler geliyor.
Sistemi hazırlık aşamasında olan ülkeler
- Çekya: EET 2.0
- Satışların vergi idaresine bildirilmesi, satış noktalarının kaydı. 2027 için yasa tasarısı, Senato tarafından alt meclise iade edildi.
- İspanya: Verifactu
- Yazılım tabanlı bildirim, belgede QR kodu. Kabul edildi, başlangıç tarihi iki kez ertelendi; yeni tarih 2027.
- Bask Bölgesi ve Navarra’da TicketBAI, 2021’den beri belgelerin gerçek zamanlı bildirimini zorunlu kılıyor.
Mali kayıt sistemi olmayan ülkeler
Kıbrıs, Estonya, Finlandiya, İrlanda, Lüksemburg ve Hollanda. Bu altı ülkede onaylı yazar kasa veya onaylanmış satış yazılımı kullanma zorunluluğu yoktur; satış kayıtları bunun yerine genel muhasebe ve KDV kurallarına tabidir.
Bu liste, 28 Ağustos 2026 itibarıyla durumu yansıtır. Mali kayıt altına alma kuralları
sık değişir; özellikle başlangıç tarihleri ertelenebilir. Bu metne göre adım atmadan önce, mutlaka ülkenizin vergi idaresiyle ya da muhasebecinizle teyit edin.
Genel tabloyu özetleyen üç nokta var. Yirmi ülke sistemi yürütüyor, altısında sistem yok, Çekya ise yeni bir sistemi hayata geçirme sürecinin ortasında. Almanya’da yan yana duran iki ayrı kural var; biri 2020’den beri yürürlükte, diğeri hâlâ yalnızca taslak halinde. İspanya kuralı kabul etti ama başlangıç tarihini iki kez erteledi; bu da “kabul edildi” ile “yürürlüğe girdi” sözcüklerinin aynı anlama gelmediğini hatırlatıyor.
Kuralların sadece bazı sektörleri kapsadığı ülkeler
Bir ülkede mali kayıt altına alma sistemi olması, kuralların otomatik olarak sizin işletmenizi de kapsadığı anlamına gelmez.
Belçika , kayıtlı yazar kasa sistemini konaklama sektörü için getirdi: Restoranlar, kafeler ve benzeri işletmeler; belirli bir ciro eşiğinin üzerinde. Danimarka , dijital satış kaydı zorunluluğunu dört isimli sektöre ve belli bir ciro tavanının altına uygular: Restoranlar, kafeler ve barlar, pizzacılar ve ızgara barları, bakkallar ve 24 saat açık büfeler.
Malta ’da durum tersten işler. Zorunluluk geniştir, ama şekli işletmeye göre değişir: Perakendeciler ve catering işletmeleri genellikle mali yazar kasa veya onaylı bilgisayarlı sistem kullanırken, hizmet sağlayıcılar ve düşük hacimli işletmeler resmi numaralı fiş koçanlarından fiş keser.
Faaliyetiniz ülkenizin listesinde yoksa, pratikte sizi kapsamıyor olabilir. Yine de emin olmak için güncel listeyi ülkenizin vergi idaresinden kontrol etmekte fayda var.
Yazılımın yapabilecekleri ve yapamayacakları
Hangi ülke hangi sistemi getirirse getirsin, temel iş aynıdır. Her satışın, müşteriye verilen bir belgeyle birlikte, aylar sonra bile anlamını koruyan bir şekilde kayda geçmesi gerekir.
Bu kısmı, bir yazılımla çok daha rahat yönetebilirsiniz. Küçük işletmeler için tasarlanmış bir satış noktası (POS) sistemi, ödeme alınırken kaydı oluşturur, fişi üretir ve satışları, rezervasyonları ve müşterileri tek yerde tutar; not defterindeki kayıtlar ile kasanın yanındaki kart terminali arasında dağılmalarını önler. Reservio, satışı ve ödemeyi ilgili randevu ve müşteri kaydıyla ilişkilendirir, bu kaydı tek bir yerde saklar.
Ancak iki noktayı ayrıca vurgulamak gerekir:
- Kuralların size uygulanıp uygulanmadığına yazılım karar vermez. Bu, ülkenize, faaliyetinize ve cironuza bağlıdır; bu sorunun yanıtını da ancak muhasebeciniz veya mali müşaviriniz verebilir.
- Ülkenizin zorunlu kıldığı bir onayın yerine geçmez. Yasada onaylı donanım veya onaylanmış yazılım şartı varsa, bu onay ürünün kendisine verilir, size değil; bu da, herhangi bir sağlayıcıyla anlaşmadan önce sormanız gereken yerinde bir sorudur.
Rezervasyonlar ve ödemeler tek yerde
Reservio’yu ücretsiz deneyin
Mali kayıt altına alma: Sık sorulan sorular
Mali kayıt altına alma (fiskalizasyon) nedir?
Mali kayıt altına alma, bir ülkede işletmelerin yaptığı her satışın sonradan değiştirilemeyecek şekilde kaydedilmesini sağlamak için kullanılan kural setidir. Pratikte bu, vergi idaresinin tanıdığı bir yazar kasa veya yazılım kullanmak, müşteriye bir belge vermek ve birçok ülkede işlem verilerini vergi idaresine göndermek anlamına gelir.
Hangi AB ülkelerinde hiç mali kayıt altına alma sistemi yok?
27 ülkenin altısında: İrlanda, Hollanda, Lüksemburg, Kıbrıs, Estonya ve Finlandiya. Bu ülkelerde onaylı yazar kasa veya onaylanmış satış yazılımı kullanma zorunluluğu yoktur; satış kayıtları bunun yerine genel muhasebe ve KDV kurallarına tabidir.
Bu bir salon, stüdyo veya klinik için de geçerli mi?
Yanıt iki şeye bağlıdır: Müşteriler size ödemeyi yüz yüze mi yapıyor? Ülkeniz kuralları belirli sektörlerle mi sınırlandırıyor? Mali kayıt altına alma sistemi olan çoğu ülkede yükümlülük, kasada ödeme alan her işletmeyi kapsar. Belçika ve Danimarka’da ise zorunluluk konaklama ve gıda perakendesiyle sınırlıdır. Malta’da ise fişin şekli, işletme türüne göre değişir.
Yazar kasa kurallarından kimler muaftır?
Muafiyetler ülkeden ülkeye değişir ve genellikle üç kalıptan birine uyar: Kuralların geçerli olmadığı bir ciro sınırı, yerine geçen basitleştirilmiş ya da götürü usul bir vergi rejimi veya kapsam dışı bırakılmış mesleklerin listesi. Sınırlar ve listeler her değişiklikte güncellenir; bu nedenle güncel hâlini vergi idarenizin sitesinden okumanızda yarar var.
Kurallara uymazsam ne olur?
Mali kayıt altına alma sistemi olan her ülkede, satışı kaydetmemenin veya müşteriye fiş vermemenin bir cezası vardır. İhlalin ne sayıldığı ve maliyetinin ne olduğu, her ülkede ayrı ayrı belirlenir; tutar genellikle olayın ciddiyetine ve daha önce yaşanıp yaşanmadığına göre değişir. Güncel rakamlar, kendi vergi idareniz tarafından yayımlanır.
Yazar kasa kullanmadan çekmecede nakit tutmak hâlâ mümkün mü?
Bazı ülkelerde evet, ancak belirli koşullarla: Genellikle bir ciro sınırı ve her işlemi düzgün şekilde yazılı kaydetme zorunluluğu aranır. Diğerlerinde, kuralların kapsadığı işletmeler için artık böyle bir seçenek yoktur. Bu konuda son yıllarda birçok ülkede değişiklik yapıldı; bu yüzden birkaç yıl önce geçerli olan uygulamaya değil, güncel mevzuata bakın.
Randevudan önce çevrimiçi tahsil edilen ödemeler de kapsamda mı?
Genellikle yüz yüze alınan ödemelerden farklı değerlendirilir, çünkü mali kayıt altına alma kuralları tezgahta el değiştiren para üzerinden yazılmıştır. Uzaktan gelen ödemeler çoğu zaman bunun yerine fatura ve muhasebe kurallarına girer. Sınırın tam olarak nereden geçtiği ülkeye göre değişir; kendi sisteminiz için bunu netleştirmeye değer.
Özel bir donanıma mı ihtiyacım var, yoksa sadece yazılım yeterli mi?
Yanıt, ülkenizin hangi modeli seçtiğine bağlıdır. Bazı ülkelerde onaylı bir cihaz zorunludur; bu ülkelerde yalnızca yazılım kullanmak, yasal gerekliliği karşılamaya yetmez. Diğerleri, özel bir cihaz gerekmeksizin onaylı yazılımı kabul eder; birkaçında da başlangıçta fiziksel bir ünite gerektiren sistemlere bulut tabanlı seçenekler eklenmiştir.
Ülkemdeki kurallar değişirse ne olur?
Değişeceğini varsayın. Başlangıç tarihleri ertelenir, eşikler kayar, teknik gereksinimler sıkılaşır. Yukarıdaki listede, son gözden geçirme tarihi belirtilir ve her ülkenin vergi idaresi güncel metni yayımlar. Son tarihi olan konularda esas alınması gereken kaynak, budur.
Makaleyi beğendiniz mi?
)
)
)