5 manieren om minder te bellen en meer te focussen op je klanten
7 aug. 20253 min leestijd
)
De telefoon blijft rinkelen. Klanten bellen om afspraken te boeken, te verzetten, de beschikbaarheid te checken of op het laatste moment te annuleren. Je plant de hele dag door, wordt steeds onderbroken, terwijl je liever vlot werkt en je klanten de aandacht wilt geven die ze verdienen.
Of je nu een salon, spa of wellnessstudio runt, te veel telefoontjes kosten energie—en halen je uit je dagritme. Je wilt minder bellen en juist meer tijd besteden aan je klanten, want daar maak je het verschil.
Gelukkig kan het makkelijker. Door over te stappen op automatische boekingen en handige planningssoftware, krijg je minder telefoontjes, werk je sneller en krijgen je klanten een betere ervaring. Meer dan 46% van de afspraken wordt inmiddels online geboekt, waardoor je team veel minder hoeft over te nemen.
Hier vind je vijf eenvoudige én effectieve oplossingen.
1. Zet online boeken aan zodat klanten niet hoeven te bellen
Elk telefoontje waar je niet op hoeft te reageren, levert je tijd op. Online boeken is de makkelijkste manier om dat te regelen.
Klanten verwachten altijd te kunnen boeken—niet alleen als je open bent. Met een 24/7 online boekingssysteem kunnen klanten reserveren wanneer ze willen, zelfs als jij druk bent of vrij neemt.
Dit levert online boeken op:
- Klanten zien direct je beschikbaarheid en boeken hun eigen afspraak
- Boekingen worden per direct bevestigd, zonder tussenkomst
- Afspraken staan automatisch in je agenda
Met eigen boekingsregels, buffertijden en dienstinstellingen blijf je de regie houden en bespaar je administratie.
2. Deel je boekingslink of QR-code overal
Moeten klanten zoeken naar je telefoonnummer of je berichten sturen om te reserveren? Dan bellen ze veel sneller. Is je boekingslink makkelijk vindbaar? Dan krijg je minder telefoontjes en blijft je agenda vanzelf vol.
Boekingslinks en QR-codes zijn hier perfect voor. Hiermee kun je:
- Je boekingslink plaatsen in je Instagram-bio, op je Facebookpagina of in je e-mailhandtekening
- Een QR-code printen voor op je balie, het raam, flyers of visitekaartjes
- Directe links delen naar specifieke diensten of medewerkers
Hoe simpeler je boekingsproces, hoe minder je heen en weer hoeft te bellen.
)
Tip: Met Reservio maak je in een paar klikken een eigen boekingslink of QR-code die je op ál je kanalen deelt—online én offline.
3. Automatiseer afspraakherinneringen
Gemiste afspraken kosten tijd en omzet. Elk telefoontje voor een herinnering is extra werk.
Automatische herinneringen via sms of e-mail lossen dit snel op. Je stelt ze zo in dat ze 1–2 dagen voor de afspraak verstuurd worden—klanten vergeten minder snel hun afspraak en bij annuleren of wijzigingen wordt je agenda gelijk bijgewerkt.
Alleen deze stap kan het aantal no-shows met 29% tot 60% verminderen, afhankelijk van het tijdstip en de manier van herinneren. Soms leidt slim automatische herinneren zelfs tot 90% minder no-shows.
Zo houd je tijd over en blijft je planning soepel—zonder dat jij telkens achter je telefoon hoeft te zitten.
)
Voorkom no-shows
Herinneringen instellen
4. Maak van je website je boekingsassistent
De meeste klanten kijken eerst op je website of socials voordat ze bellen. Kunnen ze niet vinden wat ze zoeken—zoals je diensten, je tarieven of je boekingslink—dan bellen ze, sturen een bericht of zoeken verder bij anderen.
Een professionele website werkt als jouw assistent die altijd klaarstaat. Je straalt betrouwbaarheid uit en het scheelt je tijd:
- Toont direct beschikbare tijden, medewerkers en diensten
- Laat klanten overal en altijd boeken, op elk apparaat
- Beantwoordt veelgestelde vragen door duidelijk je aanbod te tonen
- Versterkt je merk met je eigen domein en stijl
- Werkt samen met tools als Google Analytics of Meta Pixel voor jouw promoties
Minder gebeld worden? Maak je dienstbeschrijvingen zo duidelijk mogelijk. Wanneer info onduidelijk is, gaan klanten sneller bellen. Duidelijke uitleg voorkomt dat.
Dit moet bij elke dienstbeschrijving staan:
- Duur (hoe lang duurt de dienst)
- Wat is inbegrepen (denk aan consult, nazorg, extra's)
- Voor wie bedoeld (eerste afspraak, speciale wensen)
- Wat voorbereiden of meenemen (zoals zonder make-up langskomen, slippers meebrengen)
Hoe meer vragen je op je website beantwoordt, hoe minder telefoontjes je krijgt.
)
Tip: Zet je boekingssite in een paar klikken online via Reservio. Pas je aanbod gemakkelijk aan, voeg complete beschrijvingen toe en maak het klanten makkelijk om zelf te boeken.
5. Bepaal wanneer en hoe klanten contact mogen opnemen
Je wilt altijd snel reageren, zelfs 's avonds, maar altijd bereikbaar zijn is niet vol te houden—en zorgt voor onrust.
Stel daarom duidelijke regels voor klantcontact op en communiceer die duidelijk:
- Zet je telefonische bereikbaarheid op je website en socials
- Gebruik een autoreply zodat klanten direct naar je boekingspagina gaan
- Overweeg een apart zakelijk WhatsApp-nummer
Zo leren klanten jouw tijd te respecteren en boeken ze vaker online in plaats van te bellen of te appen.
Hierdoor heb je minder afleidingen en kun je je dag beter plannen en je service verbeteren.
Tip: Combineer heldere communicatie met slimme boekingstools. Zo is er altijd een volgende stap, zelfs als jij niet meteen bereikbaar bent.
Telefoontjes zullen er altijd zijn, maar ze hoeven jouw ritme niet te verstoren. Laat je boekingssysteem het regelwerk doen, zodat jij ongestoord werkt, je agenda vanzelf volloopt en jij weer kunt doen waar het om draait: je klanten helpen.
Zo besteed je minder tijd aan bellen, voorkom je meer no-shows en bied je klanten een soepele en professionele ervaring waar ze graag voor terugkomen.
)
Minder bellen, meer tijd voor je klanten
Online boeken inschakelen
Veelgestelde vragen
Hoe verminder ik telefoontjes van klanten in mijn salon of wellnessstudio?
Je vermindert telefoontjes door 24/7 online boeken aan te bieden, automatische herinneringen in te stellen en je diensten duidelijk te tonen op je boekingswebsite. Met boekingslinks en QR-codes laat je klanten makkelijk boeken zonder dat ze hoeven te bellen.
Wat is de beste manier om afspraken te beheren zonder de hele dag de telefoon op te nemen?
Gebruik een online boekingssysteem met automatische bevestigingen, herinneringen en een real-time agenda. Hierdoor boeken klanten altijd zelf en hoef jij minder handmatig te regelen. Zo houd je meer tijd over voor service.
Helpen afspraakherinneringen om no-shows en telefoontjes na afloop te verminderen?
Ja. Automatische sms- en e-mailherinneringen verlagen no-shows met 60–90% en zorgen ervoor dat je veel minder last-minute telefoontjes krijgt om afspraken te bevestigen of te wijzigen.
Hoe stel ik grenzen met klanten die buiten werktijd contact opnemen?
Vermeld duidelijk je telefoon- en berichturen op je website. Zet automatische antwoorden of voicemail aan om klanten door te verwijzen naar je boekingslink. Gebruik eventueel een apart zakelijk nummer voor berichten en bellen voor een professionele uitstraling.
Is een boekingswebsite de moeite waard voor een klein beauty- of wellnessbedrijf?
Zeker, met een boekingswebsite kunnen klanten zelf boeken wanneer het hen uitkomt. Je voorkomt onderbrekingen door telefoontjes en geeft je bedrijf direct een professionele uitstraling—ook als je alleen werkt.
)
)
)